İngilizce Dil Öğrencileri için İngilizce Mektup Yazma Rehberi

Sevgili okuyucu,

Mektup yazmanın hayatta önemli bir beceri olduğunu sana bildirmek için bu mektubu yazıyorum.

İngilizce mektup yazma konusunda neler biliyorsun?

Bunun okul için bir kompozisyon yazmak ya da arkadaşına bir mesaj göndermekten farkı ne? Bazen nasıl yazacağını bilmek yeterli değildir. İnternet çağına girmiş olduğumuz günümüzde dahi mektup yazmak öğrenmen gereken önemli bir beceridir.

Günümüzde mektup yazmak yirmi yıl öncesine benziyor ama biraz daha özel. Neden mi? Bilgisayarının başından kalkmış ve mektubu fiziksel olarak postaya vermiş olmandır. Bu da yazdığın mektubu, alıcı için biraz daha özel hale getiren şeydir.

İngilizce bir mektubu nasıl yazacağını bilmek sana bir iş bulmanda, daha güçlü ilişkiler kurmanda ve çok daha fazlasında yardımcı olur. O halde şimdi İngilizce mektup yazma becerilerini öğrenelim!

Saygılarımla,
FluentU

Not: Başlamaya hazır mısın? Okumaya devam et!

Download: This blog post is available as a convenient and portable PDF that you can take anywhere. Click here to get a copy. (Download)

Çoğu Mektup Aynı Yapıyı Takip Eder

Temelde tüm mektuplar aynıdır. Nasıl mı? İşte neredeyse tüm mektuplarda bulacağın kısımlar:

• Tarih. E-postalar bunu senin yerine halleder, dolayısıyla internette mektup yazarken bu konuda endişelenmene gerek yok. Ama kalem kağıt kullanarak ya da yazdırmak üzere bir mektup yazıyorsan tarihi sayfanın sağ üst kısmına eklediğinden emin ol.

• Selamlama. “Hello” ya da “Dear” kullanman fark etmeksizin, bu mektubu kime yazdığını belirttiğin bölümdür.

• Yazma sebebin. Bu mektubu neden yazdığının kısa bir açıklamasıdır.

• Tüm hususlar. Daha sonra alıcının bu mektubu yazma nedenin hakkında bilmesi gereken her şeyi eklersin.

• İmzan. İşte “Sincerely” ya da “Yours truly” yazdıktan sonra imzanı attığın bölüm burasıdır.

Yukarıdaki ögelerin tümü, neredeyse her konu hakkında iyi bir profesyonel mektup yazabilmek için ihtiyaç duyduğun şeylerdir. Karşındaki kişiyi selamla, mektubu neden yazdığını belirt, sonra da ismini imzala. Basit, değil mi?

İşte bir mektubun temeli budur. Dolayısıyla aşağıdaki ayrıntılarla sana yardımcı olacağız.

Mektuplar, e-postalar ve yazışmalarda kullanılan temel dil hakkında daha fazlasını “İstenmeyen E-postaya Yanıt Vermek” ve “Mesleki bir E-posta Yazmak” gibi videolarla FluentU üzerinde bulabilirsin. FluentU, gerçek hayatta karşına çıkacak bu ve diğer birçok konuyu ele almaktadır. FluentU, gerçek hayattan videoları—röportajlar, haberler, konuşmalar ve daha fazlası—kişiselleştirilmiş dil derslerine dönüştürür. En iyisi ise iOS ve Android uygulamaları ile istediğin her zaman çalışabilecek olman.

Ama mektubuna ne yazacağını öğrenmeden önce zarfın üzerine ne yazman gerektiğini öğrenmelisin.

Amerika Birleşik Devletleri’nde Zarfın Üzerine Adres Nasıl Yazılır

Mektuplarının postada kaybolmayacağından nasıl emin olabilirsin? Tabi ki zarfın üzerine adresi doğru şekilde yazarak! Ülkelerin kendi adres yazma yöntemleri bulunur.

Amerika Birleşik Devletleri’ne gönderilen bir zarf üzerinde olması gereken adres şu şekilde görünür:

Jane Smith
1234 Washington St. Apt. 14A
Chicago, IL 60290

ABD’de postaya verilen zarflar hakkında bilmen gereken bazı şeyler:

• Üst satırda alıcının adı ve soyadı (bu sırayla) yazılır.

• İkinci satırda, önce ev ya da bina numarası yazılır ve bunu sokak adı izler.

• Daire numarası ve posta kutusu en son yazılır. Bunları adresin altına olması gereken yere yazabilir ya da “Apartment” sözcüğünü “Apt.” olarak kısaltabilirsin.

• Üçüncü satırda şehir adı, sonra eyalet adının kısaltması, sonra da posta kodu yazılır (virgülsüz).

• Bu posta kodu beş rakamdan oluşur, bazen bunu bir tire ve dört ayrı rakam eklenir.

Amerika Birleşik Devletleri’ndeysen iade adresi (yani senin adresin, mektubun geldiği yer) zarfın üst sol kısmına yazılır ve alıcının adresi mektubun orta kısmında yer alır.

Resim Kaynağı: http://www.nhcs.net/parsley/curriculum/postal/envelope.html

Birleşik Krallık’ta Zarfın Üzerine Adres Nasıl Yazılır

Birleşik Krallık’ta üzerinde adres bulunan zarflar biraz daha farklı gözükür. İşte İngiliz Kraliyet Postası sitesinden alınmış İngiltere adresli bir mektup örneği:

Miss S Pollard
1 Chapel Hill
Heswall
BOURNEMOUTH
BH1 1AA

İngiltere’de zarflar üzerinde şu kurallar kullanılır:

• Üst satırda alıcının adı ve soyadı ya da soyadı ve adının ilk harfi yazılır.

• İkinci satırda ev ya da bina numarası ve bunu takiben sokak adı yazılır.

• Üçüncü satırda ilçe veya köy adı yer alır—yani alıcının bulunduğu kasaba ya da şehrin ilçesi.

• Dördüncü satırda ise bu kasaba büyük harflerle yazılır.

• Son olarak beşinci satırda İngiltere posta kodu yine büyük harflerle yazılır.

İngiltere’de alıcının adresi mektubun sol alt köşesine yazılır ve iade adresi de “Return address” adı altında zarfın arkasına yazılır.

Resim Kaynağı: https://personal.help.royalmail.com/app/answers/detail/a_id/81/~/clear-addressing—how-to-address-your-mail

Eğer ABD ya da İngiltere’ye mektup gönderiyorsan bu kurallar önemlidir.

Mektup Üst Metinleri: Neler Eklemeli

Pek çok mektupta bir üst metin bulunur—mektubun kendisinden önce gelen bir kısım. Bu üst metin, gönderici (yani sen) ve alıcı (mektubu alacak kişi) hakkında ilgili tüm bilgileri eklemenin bir yoludur.

Ön yazı, şikayet mektubu ve takip mektubu gibi profesyonel mektuplarda şu üst metni kullan:

Adın
Sokak Adresi
Şehir, Eyalet Posta Kutusu
Telefon Numarası
Tarih

Alıcının Adı
Alıcının Unvanı
Kurum Adı
Sokak Adresi
Şehir, Eyalet Posta Kutusu

Teşekkür notları gibi daha günlük ve rahat mektuplar için tarih ve adını ya da sadece tarihi eklemen yeterlidir.

İngilizce Mektup Yazma: Bilmen Gereken 5 Temel Mektup Tipi

Zarflarının üzerine adresleri yazdın ve hazırladın. Üst metni doğru şekilde doldurdun. Artık mektubun kendisini yazmaya başlamanın zamanı geldi.

Hazır, başla!

1. Ön yazı/Kapak mektubu

Ön yazı bir iş başvurusu yaparken yazılır. Bir işe başvururken genellikle özgeçmişinle birlikte bir de ön yazı ya da kapak mektubu gönderilir.

Bu ön yazı, gelecekteki işverenine, neden o iş için en iyi seçenek olduğunu anlatma şansını sunar. Birçok iş ilanında bir dizi aranan özellik ve deneyim düzeyi belirtilmektedir. Bunları mektubuna dahil edeceğin şeyler için bir kılavuz olarak kullan.

Ön yazılar pozitif ve kişiselleştirilmiş olmalıdır, yani başvuruda bulunduğun her iş için farklı olmalıdırlar.

Ön yazı özeti

[Profesyonel üst metin]

Selamlama

– Alıcının adını biliyorsan “Dear Mr./Mrs. [Alıcının adı]” kalıbını kullan.

– Eğer adını bilmiyorsan “To Whom It May Concern” kullanabilirsin.

İlk Paragraf

– Adını yaz ve başvuruyu yaptığın pozisyonu belirt.

– Eğer gerekliyse bu pozisyonun varlığını nereden öğrendiğini belirtebilirsin.

İkinci Paragraf

– Deneyimin, becerilerin ve kişisel özelliklerinin bu iş için neden uygun olduğunu açıkla.

– Önemli noktalara değin ama özgeçmişini tekrarlama.

Üçüncü Paragraf

– Okuyucuya zaman ayırdığı için teşekkür et.

– Sana ulaşabilecekleri bir telefon numarası ya da e-posta ver.

Sincerely,

[İmzan] — “İmza,” bu mektubu yazdıktan ya da yazdırdıktan sonra imzalaman gerektiğini ifade eder.

[Adın ve soyadın] — Bunlar elle yazılır.

Sıkça kullanılan sözler

• I learned about this opportunity from…
  Bu iş fırsatını …dan duydum.

• As you can see from my resume…
  Özgeçmişimde de göreceğiniz üzere…

• My [specific skill] makes me an excellent candidate for this position.
  [Belirli bir beceri] beni bu pozisyon için harika bir aday yapıyor.

• It would be my pleasure to arrange a meeting with you at your earliest convenience.
  Sizin için uygun en erken zamanda bir görüşme ayarlamaktan memnun olurum.

• Thank you for your consideration.
  İlginiz için teşekkür ederim.

Ön yazı örnekleri

Bir kariyer ve özgeçmiş sitesi olan Monster burada farklı kariyerler için farklı ön yazı örnekleri sunmaktadır. Live Career ise bu taslak üzerinden kendi ön yazını oluşturma imkanını sunmaktadır, ama bunları kendi ön yazını yazmak için başlangıç noktaları olarak kullanmanı öneririz!

2. İstifa mektubu

Bir istifa mektubu, bir iş yerindeki iş akdinin sonlandığını resmi olarak ilan eden mektuptur. Birçok iş yeri, işten ayrılmayı planlayan çalışanlarının çıkış tarihinden en az iki hafta önce bir istifa mektubu vermelerini zorunlu tutar.

İstifa mektupları oldukça kısadır. Ne kadar fazla bilgi sunacağın sana ve çalıştığın şirketin politikalarına bağlıdır. Mutlaka dahil etmen gereken bilgi ise işten hangi tarihte çıkmayı planladığın olacaktır.

Olumlu bir yazı yazmayı unutma. İşten çıkış nedenin ne olursa olsun başta kişisel şikayetler olmak üzere hiçbir şikayetini ekleme. İngilizcede söylediğimiz gibi “köprüleri yakmak” (“burn bridges”) istemezsin. Yani, gelecekte birlikte iş yapma ihtiyacı doğması ihtimaline karşı şirketinle ilişkini olumlu tutmayı isteyebilirsin.

İstifa mektubu özeti

[Profesyonel üst metin]

Dear Mr. / Mrs. [Alıcının adı]

İlk paragraf

– Departman da dahil olmak üzere (eğer varsa) istifa ettiğin pozisyonu belirt.

– İşten çıkacağın tarihi belirt.

İkinci paragraf (opsiyonel)

– İşten çıkma nedenini belirt.

– O işte çalışmak hakkında olumlu bir beyanda bulun.

– Değişimi kolaylaştırmak amacıyla yerine geçecek kişiyi hazırlamayı ya da eğitmeyi teklif et.

– Şirkete bu deneyim için teşekkür et.

Sincerely/Respectfully yours,

[İmzan]

[Adın ve soyadın]

Sıkça kullanılan sözler

• I am writing to inform you of my resignation from [job title], effective [date of termination].
  Bu mektubu yazma sebebim, [pozisyon] görevimden [istifa tarihi] tarihinde geçerli olmak üzere istifa ettiğimi size bildirmektir.

• My experience with [company name] has been valuable.
  [Şirket adı] şirketindeki deneyimim benim için değerli olmuştur.

• I will be happy to assist in training my replacement in my remaining time with the company.
  Şirkette kalan sürem içerisinde yerime geçecek kişinin eğitimine katkıda bulunmaktan memnuniyet duyarım.

• Thank you for the opportunities and experiences you’ve offered me.
  Bana sunmuş olduğunuz fırsatlar ve deneyimler için teşekkür ederim.

Örnek mektuplar

Monster burada kullanabileceğin iyi bir taslak sunuyor ve Muse bu bağlantıda benzer bir taslak yayınlamış. Çoğu istifa mektupları birbirine benzer, dolayısıyla da bu durumda bir taslağı birebir kopyalamakta bir sakınca yoktur.

3. Takip mektubu

Takip mektubu, bir kişiyle zaten iletişim kurduktan sonra göndereceğin mektuptur. Takip mektupları genellikle iki nedenle gönderilir:

• Birisine hatırlatma yapmak için. Bu mektup, birisinden bir şey (bilgi vb.) bekliyorsan, son görüşmenizden yaklaşık bir hafta sonra gönderilir.

• Bir toplantı sonrasında birisine teşekkür etmek için. İş amaçlı olarak ya da bir iş görüşmesi sonrasında, o kişiye zaman ayırdıkları için teşekkür etmek ve toplantı esnasında mutabakat sağladığınız her şeyi hatırlatmak amacıyla bir e-posta göndermek kibarlık olacaktır.

Takip mektupları kibar ve özlüdür. Bunlar genellikle kısadır—bir paragraf kadar.

Takip mektubu özeti

[Profesyonel üst metin]

Dear Mr. / Mrs. [Alıcının tam adı/soyadı],

İlk paragraf, bir kişiye bir toplantı sonrasında teşekkür ederken

– Yazdığın kişiye en son ne zaman görüştüğünüzü ya da konuştuğunuzu hatırlat.

– Seninle buluştukları için teşekkür et.

– Konuştuğunu ya da mutabakata vardığını herhangi önemli hususları hatırlat.

– Karşındaki kişiye iyi bir hafta geçirmelerini dile ya da tekrar görüşmekten memnun kalacağını belirt.

İlk paragraf, bir kişiye hatırlatma yaparken

– Yazdığın kişiye en son ne zaman görüştüğünüzü ya da konuştuğunuzu hatırlat.

– Ne gibi bilgiler almayı beklediğini belirt.

– Karşındaki kişiye iyi bir hafta geçirmelerini dile ya da tekrar görüşmekten memnun kalacağını belirt.

– Karşındaki kişiye zaman ayırdığı için teşekkür et.

Sincerely, / Yours truly, / Awaiting your reply,

[İmzan]

[Tam adın]

Sıkça kullanılan sözler

• Thank you for taking the time to meet with me on [date].
  [Tarih] tarihinde benimle görüşmeye zaman ayırdığınız için teşekkür ederim.

• It was a pleasure speaking with you about…
  Sizinle … hakkında görüşmek benim için bir zevkti.

• I’m writing to confirm…
  Bu mektubu … onaylamak için yazıyorum.

• I’d appreciate a response regarding…
  … ile ilgili yanıtınızı almak beni memnun eder.

• I look forward to hearing from you / meeting with you again.
  Sizden haber bekliyorum / sizinle tekrar görüşmekten memnun olurum.

Örnek mektuplar

Muse, bir iş başvurusundan sonra takip amaçlı kullanabileceğin harika bir taslak örneğini burada paylaşıyor. About adlı web sitesinde, bu sayfanın alt kısmında farklı amaçlara yönelik bir dizi takip mektubu örneği bulunuyor (bir işe kabul edilmeme durumu da dahil!).

4. Teşekkür mektubu

Teşekkür mektubu, bir kişiye bir konu ile ilgili olarak teşekkür etmenin resmi bir yolu olarak gönderilir. Teşekkür mektubunu şunlar için teşekkür etmek amacıyla kullanabilirsin…

• Sana bir hediye göndermesi

• Vermiş olduğun bir davete katılması

• Bir etkinliğe seni davet etmesi

• Sana bir konuda yardımcı olması

Bir teşekkür notu, özellikle elle yazılmış ise bir kişiye teşekkür etmenin anlamlı bir yoludur. Elle yazılmış olması, bunu yazmak için zaman ayırdığını ve ne kadar müteşekkir olduğunu gösterir.

Teşekkür mektubu özeti

[Tarih]

Dear [Alıcının adı],

İlk paragraf

– Bir teşekkür notu göndermenin nedeninden bahset.

– Teşekkür et!

– Bu teşekkürün nedeni hakkında kişisel bir yorum ya da bir açıklama ekle.

Yours truly, / Sincerely,

[İmzan]

Sıkça kullanılan sözler

• Thanks so much for…
  … için ne çok teşekkür ederim.

• I was thrilled to receive your gift!
  Hediyenizi almak beni çok sevindirdi!

• I am touched by your generous gift.
  Cömert hediyeniz beni duygulandırdı.

• I really appreciate your [gift / assistance].
  [Hediyeniz / yardımlarınız] için gerçekten müteşekkirim.

• You have my heartfelt thanks.
  En içten teşekkürlerimi sunarım.

• It was very kind of you to…
  … için çok naziksiniz.

Örnek mektuplar

Write Express üzerinde çok sayıda günlük teşekkür notu örneği bulmak mümkün. Bu web sitesi her türlü duruma uygun teşekkür mektuplarından oluşan büyük bir koleksiyona sahip.

5. Şikayet mektubu

Şikayet mektubu tam olarak adından anlaşılan şeydir. Alıcının dikkatine olumsuz bir şey sunmak için yazılmış bir mektuptur. Kabalık etmeden ya da kırıcı olmaksızın olumsuz bir şey yazmanın her zaman kolay olmaması nedeniyle bu mektubu yazmak zor olabilir.

Unutma: Bunun bir şikayet mektubu olması saldırgan olmanı gerektirmez! Gereksiz yere kabalık etmekten kaçınmanın en iyi yolu, şikayet konusunu kişisel beyanlar eklemeksizin yazmaktır.

Bu sorun ile ilgili elinde herhangi belge (fatura ya da çıktılar) bulunuyorsa mektubuna bunların bir kopyasını eklemeyi unutma.

Şikayet mektubu özeti

[Profesyonel üst metin]

Selamlama

– Alıcının adını biliyorsan “Dear Mr./Mrs. [Alıcının tam adı/soyadı]” kalıbını kullan.

– Eğer adını bilmiyorsan “To Whom It May Concern” kullanabilirsin.

İlk paragraf

– Sorun yaşadığın ürün ya da hizmeti belirt.

– Tarihler, isimler, ürün isimleri ve diğer ayrıntılar da dahil olmak üzere yaşadığın problemi anlat.

– Eğer bu sorunun çözümü için herhangi adım attıysan bunlardan da burada bahset.

İkinci Paragraf

– Bu problemin nasıl çözülmesini istediğini açıkla.

– Eğer çalışmayan bir ürün için para verdiysen bu paranın iadesini talep et.

– Sana ulaşabilecekleri bir telefon numarası ya da e-posta adresini ekle.

– Alıcıya bu mektubu okumaya ve yanıtlamaya zaman ayırdığı için teşekkür eder.

Sincerely / Respectfully yours,

[İmzan]

[Adın]

[Varsa hesap numarası ya da referans numarası]

Sıkça kullanılan sözler

• I am writing to report an issue I experienced with…
  Bu mektubu … Ile yaşadığım sorunu bildirmek üzere yazıyorum.

• I’d like to bring an error to your attention.
  Yapılan bir hataya dikkati çekmek isterim.

• I am dissatisfied with…
  …den memnun kalmadım.

• I would like to be compensated for my troubles in the form of [reasonable compensation request].
  Yaşadığım sıkıntının [makul iade talebi] olarak karşılanmasını talep ederim.

• I look forward to resolving this issue together.
  Bu sorunu birlikte çözeceğimizi umuyorum.

• I can be reached at [your phone number] to discuss the matter further.
  Bu konuyu detaylarıyla konuşmak için bana [telefon numaran] nolu telefondan ulaşabilirsiniz.

Örnek mektuplar

Georgia Hukuk Bürosunun web sitesinde mükemmel şikayet mektubu örnekleri bulabilirsin. Federal Ticaret Komisyonu web sitesi de kendi taslak metnini yayınlamaktadır.

İşte sevgili okuyucu, artık iş başvurusu yapabilir, işten çıkabilir ve hatta kimseyi rencide etmeksizin şikayette bulunabilirsiniz. İngilizce mektup yazma becerisi, elinin altında bulunmasını isteyeceğin kullanışlı bir beceridir!