Ryan Sitzman Last updated: December 25, 2018

Hur du skriver mail på engelska: 18 viktiga tips och 3 exempel

Internet har förändrats mycket över åren.

Från MySpace till Facebook och från Ask Jeeves till Google, gamla sidor bleknar (försvinner) och nya uppstår.

Men allt eftersom appar, smartphones och sociala medier har växt, finns det en sak som inte försvunnit: mail.

Det är fortfarande nödvändigt att ha en mailadress, och människor skickar mail nästan varje dag.

Det är därför det är viktigt att kunna skriva ett bra och tydligt mail på engelska. Det kan hjälpa dig att få ett jobb, skaffa vänner, komma in på universitet och mer.

Om det här är ditt första försök att skriva mail på engelska, titta in på den här guiden för nybörjare.

Fortsätt sedan att läsa den här bloggposten för användbara tips om e-post kultur (vad man ska göra och vad man inte ska göra), för att lära dig hur man strukturerar ett mail och se hela exempel på mail skrivna på engelska.

Redo? Låt oss börja skriva!

Hur du kan skriva mail på engelska: 18 viktiga tips och 3 exempel mail

Download: This blog post is available as a convenient and portable PDF that you can take anywhere. Click here to get a copy. (Download)

Generella tips för att skriva mail på engelska

1. Var säker på att mail är nödvändigt

Som de flesta tipsen i den här sektionen, kan den här verka helt uppenbar. Men ibland glömmer vi det uppenbara.

Så fråga dig själv, “Finns det ett bättre eller snabbare sätt att ta hand om den här situation?” Många människor får dussintals eller till och med hundratals mail per dag, så var säker på att mail är det snabbaste, tydligaste och mest effektiva sättet att kommunicera i din situation.

Om du exempelvis skriver till en kollega eller vän som du träffar ofta, kan du förmodligen bara prata med dem när du dem. Eller så kan du skicka ett textmeddelande eller ringa ett samtal.

Om du bestämt dig för att mail är den bästa lösningen, läs följande tips nedan före du trycker på “skicka”

2. Använd separata mail adresser, en personlig och en arbetsrelaterad

Det behöver inte gälla alla, men om du kan göra det , kan det hjälpa dig på många sätt.

Många jobb ger dig automatiskt en e-post adress som du behöver använda. Om det är fallet, är problemet löst. Använd din jobb mail när du arbetar och din personliga mail för privata mail.

Om du har en arbetsrelaterad mail adress, kan det få ditt mail att verka mer professionellt. Det är bra om du skriver ett formellt mail, men är förstås inte lika trevligt om du skriver till en vän. Så därför kan det vara användbart att ha två.

Dessutom, om du har separata konton, kan det hjälpa dig att balansera ditt personliga och professionella liv.

3. Var tydlig, kort och artig

Återigen, många människor får många mail varje dag. Om ditt mail är förvirrande, argt eller riktigt långt kanske inte mottagaren svarar direkt. Till slut kanske de glömmer att svara eller till och med bara tar bort det.

Så försäkra dig om att komma till saken snabbt, men inte på ett otrevligt sätt.

Behandla ett mail som en uppsats, bara mycket kortare, och du kommer säkerligen få bra resultat. I en uppsats behöver du introducera ämnet, förklarar de olika ståndpunkterna och sedan sammanfatta ämnet.

Ärligt talat är det här något jag själv kan ha problem med. Jag är inte (vanligtvis) otrevlig när jag skickar mail, men jag har ibland svårt med delen om att hålla mig kort. Så när jag är klar med att skriva ett mail, tittar jag över det och försöker eliminera ungefär 20 % av innehållet, eftersom det förmodligen var onödigt eller överflödigt.

4. Skriv inte mail när du är arg

Det kan vara frestande att skriva ett elakt mail när du är frustrerad eller arg på någonting. Men det är inte värt det.

Om du är arg, vänta tills du lugnat ner dig före du skriver ditt mail. Det är bättre att vänta en dag än att förlora ditt jobb eller förstöra en vänskap för att du sa något dumt när du var arg.

5. Använd korta meningar

Som #3, är det här ett problem jag har själv. Jag gillar att skriva långa och komplicerad meningar, men de är ofta förvirrande för läsaren. Det är särskilt sant om läsaren inte är en engelsk modersmålstalare.

Jag lär ut engelska på Costa Rica, och på spanska verkar det vara mer vanligt med riktigt långa meningar med många kommatecken. Det är väldigt förirrande, särskilt om du översätter de idéerna till engelska.

Så här är ett tips: Skriv korta meningar. Det är inte ett tecken på dålig engelska om du skriver korta och tydliga meningar. Några författare, Ernest Hemingway till exempelvis, är till och med kända för att göra det.

Om du är väldigt bekväm med att skriva på engelska, är det lite säkrare att använda längre och mer komplicerade meningar. Men om du är det, behöver du säkert inte de här tipsen ändå!

Om du vill kunna använda längre meningar tydligare och mer korrekt, är FluentU en bra resurs för hur olika engelska meningar kan byggas. FluentU tar riktiga videor och förvandlar dem till personliga språklektioner. Du kan hitta många videos som har scripted narration (språk som har skrivits ned innan för att förklara någonting, som i en intruktionsvideo). Videos som dessa är bra att visa på hur du kan använda meningar för att uttrycka mer komplexa och djupa idéer.

6. Undvik att vidarebefordra mail och svara på alla

Möjligheten att “Vidarebefordra” när man använder mail är en blessing (en bra sak) och en curse (en dålig sak). Det kan vara bra att snabbt skicka vidare viktig information till en ny person. Det kan dock vara störande för mottagaren om det inte används på ett korrekt sätt. (Samma sak gäller även “Svara alla” knappen.)

Om du behöver vidarebefordra ett mail, kolla noga vilken information du vidarebefordrar. I några fall kan det vara personligt, konfidentiellt eller bara excessive (överflödigt eller onödigt). Om det är så, tar bort dess delar.

Dessutom filtrerar några e-posttjänster mail märkta med “Fwd” vid början av ämnesraden, och kan till och med lägga dem i spam filtret eller vägra att skicka dem.

Och om du klickar på “Svara alla,” titta noggrant på mottagarna av ditt mail. Några människor kanske egentligen inte behöver se det här meddelandet. Det är frustrerande att få mail om ämnen som inte är relevanta för dig.

7. Använd stavningskontroll

De flesta e-posttjänster har den här funktionen, så försäkra dig om att du använder den när du ska skicka mail.

Men om din e-posttjänst inte erbjuder engelsk stavningskontroll, kan du addera Grammarly till din webbläsare och använda den när du skriver.

För att få den bästa versionen av Grammarly så behöver du ha Grammarly Premium, som betonar fel och erbjuder rättelser för de med mer avancerad engelska.

8. Se upp för signaturer

Många människor placerar “coola” eller “roliga” signaturer på slutet av sitt meddelande. De inkluderar ofta kontaktinformation, som e-post adress eller telefonnummer. Det kan vara användbart, men om dina mail blir vidarebefordrade (se #5), kan den informationen nå människor du inte känner eller kanske till och med nå människor du inte skulle vilja hade den.

Dessutom, om du sänder flera mail fram och tillbaka med en annan person, kan din signatur inkluderas varje gång vilket gör att e-post kedjan bara blir längre och längre. Så överväg att inte inkludera din signatur i vissa mail.

Eller om du verkligen vill ha en signatur i din mail, försök hålla den enkel men utan att inkludera personlig information.

9. Låt en modersmålstalare korrekturläsa din mail, om möjligt

Om du känner några modersmålstalare eller har vänner som pratar engelska väldigt bra, kan du fråga dem ifall de vill granska ditt mail innan du skickar det. Det är förstås en särskilt bra idé om det är något viktigt som ska skickas.

Om du tar en engelska klass kanske du till och med kan fråga din lärare att granska ditt mail—bara du frågar snällt och säger “Thanks”!

10. Läs och dubbelkolla också din mail själv innan du skickar det

Det kanske inte alltid är möjligt att hitta en modersmålstalare som kan granska ditt mail. I de fallen är det fortfarande viktigt att läsa ditt mail själv. Du kanske själv upptäcker att du lärt dig något.

Försök att läsa texten i ditt mail högt. För det första kommer det hjälpa dig med ditt uttal, vilket alltid är bra. För det andra kan du se och höra misstagen i grammatiken.

Det hjälper dig också att förstå hur ditt mail “flyter på.” Om det är för långt eller komplicerat för att läsa högt, borde du förmodligen göra det kortare och tydligare.

11. Dubbelkolla e-post adresser på alla mottagare

Som jag nämnde tidigare bor jag i Costa Rica. Människor här har ofta samma efternamn. Det är ungefär som “Smith” eller “Johnson” i USA, men ungefär 10 gånger värre.

Jag har till och med haft ett flertal studenter samtidigt som hade exakt samma för och efternamn. Och jag har av misstag skickat mail till människor som hade väldigt liknande namn.

Så kolla e-post adresserna extra noga före du skickar.

Tips till att skriva e-post på engelska med bra struktur

Efter du följt de generella tipsen i den tidigare sektionen, behöver du ju faktiskt skriva ditt mail. Så hur gör du det?

Det finns en specifik struktur som fungerar för all e-post, här nedan kan du se hur en sådan ser ut.

12. Använd ämnesraden

Det är förvånande hur många människor som inte gör detta. Var även specifik i din ämnesrad.

Skriv exempelvis inte bara“Question.” (fråga). Var istället mer specifik “Fråga om schema för fredagens möte.” Det kan verka uppenbart att detta gör att din mottagare då vet innan de öppnar det vad det handlar om, men det kan också öka sannolikheten att få svar snabbt.

13. Börja med en lämplig hälsning

Det är artigt att börja med någon typ av hälsning. Om du känner personen väl och ditt mail är informellt, kan du bara säga “Hey [Förnamn].”

Du kan också använda “Hi [Förnamn]” eller “Hello [Förnamn],” för att vara lite mer ledig.

Om du inte vet namnet på personen (om du exempelvis skriver till kundtjänst), kan du använda “To Whom It May Concern.”

Notera att efter hälsningar ska du vanligtvis använda ett kommatecken. Enligt flera sidor, som exempelvis Business Writing, ska du använda ett komma i personlig e-post och brev, och använda ett kolon efter en hälsning i arbetsrelaterade formella e-post / brev.

Men i verkligheten kommer ett kommatecken vara tillräckligt om du inte kommer ihåg regeln.

14. Var uppmärksam på skiljetecken

Börja varje mening med en stor bokstav. Använd punkter eller annat lämpligt skiljetecken på slutet av varje mening.

Det är små detaljer, men kan verkligen hjälpa till att ge ett positivt intryck.

15. Överväg var du ska ta med “small talk” (småprat)

Om du känner personen du skriver till, kan du vilja inkludera lite “småprat.” Det skulle kunna vara att fråga någonting om en persons familj, en ömsesidig vän eller en aktivitet som ni har gemensamt. Men var och hur kan du inkludera detta?

Personligen föredrar jag att inkludera den här informationen efter den “arbetsrelaterade” delen av ett mail. Om jag ber om en tjänst, föredrar jag att fråga först, och sedan gå till småprat.

Andra människor och kulturer kanske föredrar att börja med småprat, så du kan behöva anpassa dig om du känner till läsarens personlighet.

16. Ha slutet i åtanke i början

När du skriver behöver du fokusera på syftet och målet med ditt mail. Om du ställer en fråga, är den det centrala. Om du behöver en tjänst, bör det stå väldigt tydligt vilken tjänst du behöver och exakt hur läsaren kan hjälpa dig.

Föreställ dig att du är mottagaren: Skulle du omedelbart förstå vad du behövde göra som svar på detta mail?

17. Skapa utrymme mellan stycken

Om du inte gör det kommer du skapa ett stort block av text. Bara tryck “Return/Enter” knappen två gånger mellan stycken. Det är mycket enklare att läsa och inte så mycket på en gång.

18. Använd ett lämpligt avslut

Du kan hitta några exempel nedan, men det viktigaste är att det är ett hejdå som är lämpligt för syftet med ditt mail. Med andra ord, signera inte med “Love, Ryan” om du skriver till chefen.

På ett liknande sätt, skriv inte “Yours truly, Ryan Sitzman” om du skriver till din farmor eller vill tacka henne för födelsedagspresenten hon gav dig. (Och signera definitivt inte med “Ryan Sitzman”om det inte är ditt namn! Och om det är ditt namn, skulle jag vilja veta. Jag skulle vilja starta en Ryan Sitzman klubb!)

Nu ska vi se om vi kan få användning för alla dessa tips i praktiken!

Hur du skriver 3 vanliga typer av mail på engelska

En brasklapp före vi fortsätter: Som jag nämnde i den första sektionen, om du skriver ett väldigt viktigt mail—om du till exempel ansöker till ett universitet eller behöver sända condolences (uttrycka sympati) efter någon dött—borde du definitivt be en modersmålstalare att läsa ditt mail och hjälpa dig.

1. Ett personligt mail: Att introducera dig själv för första gången

Många människor skriver formella arbetsrelaterade mail, men i dag är det inte lika vanligt att skriva personliga sådana. Mycket av vår kommunikation består av chattande på internet, appar, sms eller andra metoder. Men det finns fortfarande några situationer när en engelska studerande kan behöva skriva ett personligt mail på engelska.

Generella regler för personliga mail:

Artighet: Du behöver inte använda ett formellt språk, men du vill framstå som artig och trevlig. På grund av detta, om du gör några förfrågningar, var säker på att att vara artig. Istället för att säga “Write back,” till exempel, försök någonting i stil med “If you get the chance, I would really love to hear from you,” eller till och med “Please write back when you have the chance.”

Hälsningar: När det gäller hälsningar är det vanligt att använda “Dear [Förnamn].”

Avslut: För att säga hejdå, använd någonting i stil med “Thanks,” “See you soon!” eller till och med en kort mening som “I’m really looking forward to meeting you in person.” Skriv sedan ditt namn, även om det inkluderas i din signatur.

Ledighet: Med dessa typer av mail, kan du förmodligen inkludera skämt eller informella kommentarer. Men var ändå försiktig med din ton i mailet, särskilt om du inte känner mottagaren väl.

Exempel på ett personligt mail:

För detta exempel kan vi föreställa oss att du ska resa till USA, Kanada eller något annat engelsktalande land. När du kommer dit, bor du med en värdfamilj. Så organisationen har matchat dig med en familj och du behöver introducera dig själv före du träffas personligen.

Här är vad du skulle kunna skicka:

Dear Smith Family,

Hello, my name is John. I received a confirmation letter from the exchange organization today. It said I’ll be staying with you for two months later this year. I wanted to introduce myself so you can know a bit more about me.

I’m 18 years old. I like listening to rock music, playing basketball and reading comic books. I will graduate from high school later this year, and I hope to go to college next year. I’ve never traveled outside of my country, so meeting you and visiting your country will be an exciting, new experience for me!

I’d also like to know more about you, so if you have a chance, please write back at this email address. If you have any questions for me, I’d be happy to answer them.

Thanks again for agreeing to host me—I’m very excited to meet you in person!

John

2. Ett lite mer formellt mail: När du skriver för att ordna med bokning eller möte

Det här är ett väldigt vanligt mail, särskilt om du är en engelska studerande. Du kan behöva skriva till din lärare för att boka en träff med honom eller henne.

Generella regler för lite mer formella mail:

Längd: Igen, håll det kort. Särskilt när du försöker finna en tid som ska passa för flera, eftersom du kan behöva utbyta mail fram och tillbaka. Så gör dem korta och tydliga.

Respekt: Kom ihåg att du begär en tjänst från en mottagare, så var respektfull och inte fylld av krav.

Hälsning: Använd formella eller åtminstone viss formalitet i hälsningar. Du kan fortfarande använda “Dear ~,” men istället för att beskriva mottagaren förnamn, använd deras titel (Mr., Mrs., Ms., Dr., Prof. etc.) och efternamn.

Avslut: Beroende på syftet, kan du förmodligen använda ett lite formellt adjö, såsom “Thanks,” “Hope to hear from you soon” eller “Thanks in advance.” Om det är någon du talat med tidigare i verkliga livet, kan du kanske använda någonting mindre formellt, såsom “Have a great weekend.”

Tydlighet: Om du föreslår en specifik dag, bör den dagen/datumet och tiden vara väldigt tydlig. Försök att ge flera förslag. Så om ditt första förslag inte fungerar kan mottagaren ha andra datum/tider att välja mellan.

Exempel på ett lite mer formellt mail:

Dear Professor Smith,

I really enjoyed your Introduction to Writing Course, and I was interested in continuing by taking the Advanced Writing Course next semester. I’d like to meet with you to ask a few questions about the course, and also to get more information about the scholarship for international students.

Would it be possible to meet with you at your office sometime next week? I’m available during your regular office hours on Monday and Wednesday (2-5 p.m.), but if you’re busy on those days, I could also meet any time on Tuesday or on Friday afternoon. Please let me know what day and time would work best for you.

Thanks very much for your time and help!

John Johnson

3. Ett formellt mail: När du skriver om ett problem med en produkt

Jag behöver skriva den här typen av mail ganska ofta, tyvärr. Den engelska termen för tyvärr är “unfortunately” och det säger jag för att det förstås är frustrerande att ha den här typen av problem. Att hantera ett företags kundtjänst kan vara svårt ibland. Men ett tydligt och artigt mail bör kunna hjälpa dig att lösa dina problem snabbare.

Generella regler för formella mail:

Artighet: Återigen, var väldigt artig. Kom ihåg att om någon arbetar på kundtjänst, får de säkert många klagomål varje dag. Så ha lite tålamod och medlidande. Den andra personen är bara människa också.

Formalitet: Undvik att dra skämt, användning av slangord eller att säga saker som verkar informella.

Tydlighet: Var tydlig och inkludera alla relevanta detaljer.

Förfrågningar: Beskriv resultatet eller svaret som du vill ha eller förväntar dig. Det här kallas också på engelska att göra ditt mail “actionable.” Till exempel, om din produkt gick sönder kan du vilja begära att den ersätts eller pengarna tillbaka. Så beskriv exakt vad det är du begär.

Hälsningar: När det gäller hälsningar är en vanlig fras “To Whom It May Concern,” eftersom du förmodligen inte vet namnet på personen som tar emot ditt mail. Men om du vet namnet,kan du använda “Dear [Titel] [Efternamn],” precis som i ett lite formellt mail.

Om dessa verkar för formella, kan du försöka med någonting som “Good Morning/Afternoon/Evening.” Du kan då framstå som vänlig och göra mottagaren mer öppen för klagomål och frågor.

Avslut: För att säga hejdå och avsluta ditt mail, är ett enkelt “Sincerely” (Vänligen(Med vänliga hälsningar) bäst. Men om det är ett mindre formellt företag eller om du redan har kommunicerat med dem, kan du också säga tack på något sätt.

Mallar: Utöver att fråga en modersmålstalare om att granska ditt mail är det en bra idé att söka efter mallar eller exempel på den sorters mail du ska skriva. Det finns många olika exempel på internet, och du kan förmodligen hitta dem som kan vara en guide för dig i din situation.

Exempel på ett formellt mail:

To Whom It May Concern,

I recently bought a toaster from your company, but unfortunately it appears that the heating element isn’t working correctly.

For reference, the model number is TOS-577, and I bought it on May 1, 2016 at the Toaster Emporium in New York City. I returned the toaster to the store, but they said I should contact you because the model had been an “open-box” discontinued model. Because of that, they weren’t able to offer a refund or exchange.

I can understand the Toaster Emporium’s position, but the toaster shouldn’t have broken so soon. It is still covered under your company’s one-year warranty, so I would like to exchange the toaster for a working model. If that isn’t possible I would like to receive a refund. Please let me know what steps I need to take for this to happen.

Thanks very much for your help with this situation.

Sincerely,
John Johnson

Så där har du det! Om du håller desa tips i åtanke medan du skriver mail på engelska, kan du bli en mail expert.

Om du skulle vilja ha mer hjälp med att skriva engelska mail och förbättra din engelska skrivförmåga överlag, gå till Inklyo. Den här webbsidan har introduktionskurser och böcker om att skriva på engelska, och det finns till och med speciella material som kan lära dig du hur du skriver bättre mail.

Trevligt skrivande!

Ryan Sitzman teaches English and sometimes German in Costa Rica. He is passionate about learning, coffee, traveling, languages, writing, photography, books and movies, but not necessarily in that order. You can learn more or connect with him through his website Sitzman ABC.