Você envia mensagens a outras pessoas o tempo todo.

Às vezes até faz ligações (incrível!).

Mas de vez em quando tem que sentar e escrever um e-mail.

E-mails são diferentes de cartas, textos e telefonemas. Ainda mais, e-mails para seus amigos usam linguagem diferente de e-mails aos seus colegas de trabalho.

Para transmitir sua mensagem claramente sem ofender ninguém, você precisa saber como os e-mails funcionam em inglês. E é exatamente por isso que criamos este guia prático.

Ao final deste post, você conhecerá o essencial do vocabulário em inglês para enviar e-mails, como escrever um e-mail para colegas de trabalho, como escrever um e-mail para um amigo e como escrever um e-mail para um conhecido só conheci uma ou duas vezes).

O melhor guia para escrever e-mails em inglês

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Vocabulário essencial para enviar e-mails em inglês

Se sua conta de e-mail está atualmente definida para seu idioma nativo, altere-a para inglês para aprender algumas novas palavras. Você já sabe onde tudo está, então você saberá o que as palavras significam.

Por exemplo, aqui estão quatro palavras que você pode aprender apenas mudando o idioma da sua conta de e-mail para o inglês:

• Assunto: É o tópico principal do e-mail.

• Destinatário: A pessoa que receberá o e-mail.

• Compor/Escrever: Significa literalmente criar ou escrever o email. A palavra “compor” é geralmente usada na música. Um compositor é alguém que escreve ou compõe música.

• Anexo: Qualquer arquivo que você adiciona ao email.

Viu como foi fácil? Agora você sabe quatro novas palavras e levou apenas um minuto!

Há outra parte de um e-mail que algumas pessoas (sim, até mesmo falantes nativos) não sabem o significado: os campos CC e BCC. Quando você adiciona um endereço de e-mail ao campo CC, esse endereço também recebe o e-mail. Quando você adiciona um endereço de e-mail ao BCC, essa pessoa também recebe o e-mail, mas ninguém mais sabe que essa pessoa recebeu uma cópia.

Mas o que CC e BCC significam? Estas são siglas, abreviaturas feitas a partir das primeiras letras das palavras em uma frase. Nesse caso, as palavras são “carbon copy” (“cópia carbono”) e “blind carbon copy” (“cópia oculta”).

CC: Carbon copy

Antes do email, a cópia em carbono significava apenas uma cópia de um documento escrito (ou digitado) usando papel carbono. Você pode ter visto papel carbono no trabalho ou até mesmo no seu talão de cheques. É um papel cinza fino com uma camada de tinta solta de um lado, que você coloca sobre uma folha de papel em branco.

Em seguida, coloque seu documento original em cima do papel carbono. Agora, quando você escreve no documento, ele empurra a tinta do papel carbono para a folha de papel em branco, fazendo uma cópia. Você pode ver o papel carbono em ação este vídeo.

Portanto, o nome faz sentido, porque usar CC ao enviar e-mail é como enviar ao destinatário uma cópia do e-mail original.

BCC: Blind carbon copy

E uma BCC? Quando as pessoas usavam máquinas de escrever, as secretárias faziam cópias em carbono dos documentos, mas apenas adicionavam os nomes dos destinatários depois que as cópias eram feitas. Dessa forma, ninguém sabia quem mais recebia uma cópia do documento. A palavra blind (cego) reitera o sentido do nome.

Você usaria o campo Cco se estiver enviando um e-mail para um grande número de pessoas que podem não querer que o endereço de e-mail seja compartilhado com todos os outros. Outro motivo para usar o BCC é quando você quer que alguém veja que você enviou o e-mail ou as informações no e-mail, mas não quer que essa pessoa faça parte da conversa.

Agora sabemos as partes principais de um email, como você realmente escreve um em inglês?

Noções básicas para escrever um email em inglês

Aqui estão alguns princípios rápidos sobre como escrever e-mails:

• E-mails são geralmente mais curtos que cartas, porém mais longos que mensagens de texto.

• E-mails não são tão urgentes como falar com alguém pessoalmente pelo telefone.

• Cada e-mail é diferente, tudo depende do destinatário. Assim como quando você fala, os e-mails usam uma linguagem diferente para diferentes destinatários.

Portanto, antes de escrever seu e-mail, pergunte-se por que você está usando um e-mail em vez de apenas telefonar ou enviar uma carta. Você pode decidir que um texto ou um telefonema faz mais sentido.

Leia mais para descobrir como e por que escrever e-mails com pessoas com quem você trabalha, pessoas que conhece e amigos próximos.

Escrevendo um e-mail em inglês para um colega de trabalho/chefe

E-mails de trabalho costumam ser usados para marcar reuniões, já que é fácil ver todas as informações gravadas em um só lugar. Também é mais fácil obter a atenção e as respostas de todos por e-mail do que pessoalmente.

E-mails de trabalho também são úteis quando você quer fazer uma pergunta que não precisa ser respondida imediatamente, ou enviar uma nota rápida para alguém que está ocupado, para que eles possam ver mais tarde. Seja sempre claro e seja conciso.

Possíveis itens para incluir

Um e-mail profissional é muito parecido com uma carta comercial, salvo algumas alterações.

Seu e-mail deve ter:

• Uma saudação: Diga olá e chame a pessoa que você está escrevendo pelo nome.

• Uma introdução: Se o destinatário não souber quem você é, inclua uma introdução rápida.

• O objetivo do seu e-mail: Seja objetivo e explique por que você está escrevendo o e-mail.

• Os detalhes: Inclua apenas os detalhes que o destinatário precisa saber sobre o motivo pelo qual você está enviando um e-mail. Se o destinatário precisar realizar alguma ação depois de ler o e-mail, inclua-o aqui também.

• Uma assinatura: Assine seu nome no final do email.

Frases comuns

• “I hope you’re doing well.” (“Espero que você esteja bem.”) – Você pode incluir esta frase opcional no início de um email, após sua saudação.

• “I hope this email finds you well.” (“Espero que este e-mail te encontre bem.”) – Esta frase é semelhante à acima, mas é bem mais formal.

• “I just wanted to update you on…”ou “I just wanted to let you know that…” – Estas são ótimas maneiras de iniciar um e-mail se você está enviando uma nota rápida sobre algo que o destinatário já conhece.

• “Thank you for your time.” (“Obrigado pelo seu tempo.”) – É uma boa ideia agradecer as pessoas pelo seu tempo e ajuda ao final de um e-mail, antes da sua assinatura.

• “Sincerely,” (Atenciosamente) – Essa palavra é frequentemente usada antes do seu nome em uma assinatura, geralmente apenas em cartas formais (como uma para o seu chefe). Significa que você realmente quer dizer o que está dizendo.

Exemplo

Veja como um e-mail para um colega de trabalho pode ser:

Assunto: Friday Lunch Meeting Time Changed to 11:30 a.m.

Hello Sally,

I hope you’re doing well today. This is [Your Name], from the marketing department. I wanted to update you on the lunch meeting we are having on Friday. The Friday lunch meeting has been moved from 11:00 a.m. to 11:30 a.m.

Please let me know if you will be able to attend the meeting at this new time.

Thank you for your time and I hope to see you there.

Sincerely,

[Seu nome]

Escrevendo um email em inglês para um conhecido

Um conhecido é alguém que você conhece, mas não tão bem. Alguém que não é bem um amigo, mas também não é um estranho.

O e-mail é uma maneira perfeita de entrar em contato com um conhecido, pois não é tão pessoal quanto ligar ou enviar uma mensagem de texto. É uma boa maneira de entrar em contato com alguém com quem você não fala há muito tempo ou de manter contato com alguém que conheceu em um evento.

Peças possíveis para incluir

Um e-mail para um conhecido é menos formal do que escrever para alguém do trabalho, mas é pouco mais pessoal. Você pode – e, em alguns casos, deve – incluir mais detalhes sobre quem você é e por que está enviando e-mails.

Ao escrever um e-mail para alguém que você não conhece bem, não se esqueça de incluir:

• Uma saudação: Como sempre, comece dizendo oi! Você pode decidir se deve usar o primeiro ou último nome da pessoa, com base em quão bem você os conhece.

• Um lembrete de onde a pessoa conhece: Mencione onde você conheceu o destinatário ou onde você os viu pela última vez, para que eles saibam quem você é.

• Um detalhe positivo sobre o seu destinatário: Você pode mencionar quão grande foi a conversa que teve na última vez em que viu esse conhecido ou parabenizá-los por uma promoção recente ou um novo emprego. Incluindo qualquer pequeno detalhe que mostre que você se importa com eles é bom.

• Seu motivo para escrever: Por que você está escrevendo este email? Pode ser apenas para ver como o receptor está fazendo, ou pedir ajuda a algo. Deixe claro suas razões.

• Sua assinatura: Educadamente, informe ao destinatário que você está aguardando sua resposta e, em seguida, assine com seu nome.

Frases comuns

• “Long time no see.” (“Há quanto tempo!”) – Se você não vê o destinatário há algum tempo, você pode usar esta frase bem informal no início do seu e-mail.

• “I’d love to catch up.” (“Eu adoraria saber as novidades.”) Significa que você adoraria conversar sobre algumas das coisas que aconteceram em suas vidas desde a última vez que você falou com a pessoa. É uma boa frase para usar se você estiver escrevendo para alguém que não vê há algum tempo.

• “Keep in touch.” (“Mantenha contato.”) – Esta frase significa que você gostaria de continuar falando com o destinatário de tempos em tempos. É uma boa frase para usar com alguém que você conheceu recentemente.

• “I look forward to hearing from you.”(“Estou ansioso para ouvir de você.”) – Antes de assinar seu nome, você pode usar essa frase para mostrar que deseja receber uma resposta. Você também pode usar a forma mais casual “Looking forward to hearing from you.”

• “Best Wishes” (“Felicidades”) – Em um e-mail para um conhecido, dizer “sincerely” pode ser muito formal. Em vez disso, você pode usar essa frase como um fechamento ou, alternativamente, apenas “Melhor”, seguido por seu nome na linha abaixo.

Exemplo

Aqui está o que uma amostra de um e-mail para um conhecido:

Hi Simon,

This is [Seu nome]—we met at the New Year’s party at Sally’s last year. Long time no see! Congratulations on your recent promotion, you deserved it for all the hard work you do.

I’m emailing to see if you’d like to meet up sometime to catch up. I’m in your city for a few weeks and I would love to chat with you.

I look forward to hearing from you.

Best wishes,

[Seu nome]

Escrevendo um e-mail em inglês para um amigo

Atualmente, costumamos conversar com nossos amigos usando mensagens de texto, em bate-papos em grupo ou apenas pessoalmente. Às vezes, porém, um e-mail ainda é a melhor escolha.

Você enviaria um e-mail para seu amigo se o conteúdo for muito longo para caber em um texto, se você quiser incluir mais de um link ou anexo, ou se você e seu amigo estiverem longe um do outro.

Peças possíveis para incluir

E-mails para amigos são muito casuais e nem sempre seguem uma estrutura específica. Ainda assim, há algumas coisas que você pode incluir em seu e-mail para garantir que seu amigo entenda:

• Uma saudação: Diga olá antes de passar para o conteúdo do seu e-mail!

• Seu motivo para enviar o e-mail: Você pode explicar por que decidiu enviar um e-mail em vez de um texto ou simplesmente escrever o que queria compartilhar.

• Uma assinatura: Assinar seu nome nem sempre é necessário quando você está enviando um e-mail a um amigo. Em vez disso, você pode finalizar com um simples “até mais”.

Frases comuns

• “How’s it going?”  – Esta é uma maneira casual de dizer olá e perguntar como está o seu amigo.

• “Just wanted to tell you…”  – Esta é uma boa maneira de começar o seu email. Observe que a frase está faltando a palavra “I”, que deve vir no início da frase. Isso é porque você pode escrever o jeito que você fala com seu amigo.

• “Talk to you later.” – Você também pode escrever isso como o acrônimo TTYL.

Acrônimos comuns da Internet. Como vimos com CC e BCC, siglas são abreviações feitas a partir da primeira letra de cada palavra em uma frase. Algumas destas são muito populares em uma conversa online e você já pode usar algumas delas. Você pode escrever “lol“, que significa “laughing out loud” (“gargalhando”), caso faça uma piada. Ou “omg” para “oh my god” (“oh meu deus”), se estiver impressionado com alguma coisa. Escreva de forma natural para você! Você pode pensar no e-mail como uma mensagem de texto mais longa.

Exemplo

Veja como um e-mail para um amigo pode ser:

Hey Sam,

How’s it going? I was going to text you, but then I realized I had too much to say!

Sorry I didn’t answer your text right away earlier, I was at a lunch meeting. It was soooo boring lol. After the meeting we had pizza and soda though, so everyone was happy.

You know that I’m visiting New York atm*, right? Well I’m meeting with an old friend tomorrow and I wanted to get your thoughts on it. He’s the guy I met last year at that awesome New Year’s party. The one with the really nice shoes, remember?

And guess what. I have no idea how I should dress. Help!

[Seu nome]

*Nota: atm é uma abreviação para “at the moment”, que significa “agora.”

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Com todas essas dicas, você já está pronto para escrever seu próprio e-mail em inglês – seja para um amigo, conhecido ou colega de trabalho!