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Scrivere una Lettera in Inglese: Una Guida Completa

Cari lettori,

Vi scriviamo questa lettera per comunicarvi che saper scrivere una lettera rappresenta un’abilità molto utile nella vita di tutti i giorni.

Voi sapete come scrivere una lettera in inglese?

Sapete in che modo è diverso da scrivere un saggio o inviare un messaggio ad un amico? A volte, saper scrivere non basta. Persino al giorno d’oggi, nell’era della comunicazione digitale, imparare a scrivere una lettera in inglese risulta molto utile.

Rispetto a vent’anni fa, scrivere una lettera cartacea al giorno d’oggi è un gesto un po’ più speciale. Perché? Perché significa che chi scrive ha trovato appositamente il tempo per spedire fisicamente la lettera. Con i tempi che corrono, questo non potrà che essere apprezzato dal destinatario.

Essere capaci di scrivere una lettera in inglese può aiutarvi a trovare lavoro, a rafforzare le vostre relazioni e tanto altro. Per questi motivi, non vi resta che imparare a scriverla!

Con affetto,
FluentU

P.S. Siete pronti? Continuate a leggere!

La Maggior Parte delle Lettere in Inglese Presenta la Stessa Struttura

Fondamentalmente, le lettere sono tutte uguali. In che modo? Eccovi alcuni elementi che troverete in quasi tutte le lettere:

  • Un saluto iniziale. Sia che iniziate con “Hello” oppure “Dear”, questa è la parte dove andrete a citare il destinatario.
  • Il motivo per cui scrivete. In questa parte spiegherete in modo conciso perché state scrivendo la lettera.
  • Tutte le informazioni. A questo punto, dovrete scrivere tutto ciò che il destinatario deve sapere sul motivo per cui state scrivendo.
  • La vostra firma. La parte conclusiva della lettera che di solito include frasi standard come “Sincerely” o “Yours truly” accompagnate dalla vostra firma.

Tutti gli elementi elencati sono indispensabili per scrivere una lettera in inglese professionale su quasi qualsiasi argomento. Salutate il destinatario, spiegate perché state scrivendo e poi firmate. Semplice, no?

In apparenza sì, ma queste sono solo le regole base per scrivere una lettera in inglese. Per questa ragione, continuando a leggere vi offriremo altri dettagli utili.

Potrete scoprire qual è il linguaggio tipico utilizzato nelle lettere, nelle e-mail e in qualsiasi tipo di comunicazione scritta, tramite filmati come “Replying to a Spam Email” e “Writing a Business Email” su FluentU. FluentU tratta diversi argomenti simili con cui si ha a che fare nella vita di tutti i giorni e lo fa tramite video in inglese autentici, come interviste, notiziari, conferenze e tanto altro, trasformati in lezioni di lingua personalizzate. Inoltre potrete guardare i filmati e utilizzare tutte le risorse di questa fantastica piattaforma direttamente dai vostri dispositivi iOS e Android grazie all’app ufficiale di FluentU!

Prima di dedicarci al contenuto della lettera, vediamo un attimo cosa dobbiamo scrivere sulla busta.

Come Scrivere l’Indirizzo sulla Busta negli Stati Uniti

Come si fa ad essere sicuri che le lettere non si perdano in viaggio? Semplice, basta scrivere l’indirizzo sulla busta nel modo corretto! Ogni paese ha il suo modo personale di farlo.

L’indirizzo su una busta inviata negli Stati Uniti ha questo aspetto:

Jane Smith
1234 Washington St. Apt. 14A
Chicago, IL 60290

Alcune cose da sapere sulle buste spedite negli Stati Uniti:

  • La riga superiore deve contenere nome e cognome (in quest’ordine) del destinatario.
  • Nella seconda riga dovrete indicare il numero dell’edificio seguito dal nome della via.
  • I numeri degli appartamenti o le caselle postali vengono indicati per ultimi. Potrete inserirli in una nuova riga sotto l’indirizzo o nella stessa riga abbreviando “Apartment” con “Apt.”.
  • Nella terza linea dovrete indicare il nome della città seguito da una virgola, la sigla dello stato e il codice postale (senza virgole).
  • Il codice postale (zip code) è un numero a cinque cifre, a volte seguito da un trattino e altri quattro numeri.

Negli Stati Uniti, l’indirizzo del mittente (return address) si indica nell’angolo superiore sinistro della parte frontale della busta, mentre l’indirizzo del destinatario si trova al centro della busta.

How to address an envelope

Fonte dell’immagine: http://www.nhcs.net/parsley/curriculum/postal/envelope.html

Come Scrivere l’Indirizzo sulla Busta nel Regno Unito

Nel Regno Unito le buste per le lettere hanno un aspetto leggermente diverso. Eccovi un esempio di una lettera spedita in Inghilterra preso dal sito della British Royal Mail:

Miss S Pollard
1 Chapel Hill
Heswall
BOURNEMOUTH
BH1 1AA

Le regole per scrivere l’indirizzo sulle buste britanniche sono le seguenti:

  • La riga superiore indica nome e cognome, oppure cognome e prima iniziale, del destinatario.
  • La seconda riga indica il numero dell’edificio seguito dal nome della via.
  • La terza linea è riservata al nome della località o della zona, cioè l’area di un paese o di una città in cui si trova il destinatario.
  • Nella quarta linea si indica il nome della città in maiuscolo.
  • Infine, nella quinta linea si inserisce il codice postale britannico, sempre in maiuscolo.

Nel Regno Unito l’indirizzo del destinatario si scrive sull’angolo inferiore sinistro della busta, mentre quello del mittente viene inserito sul retro, sotto la scritta “Return address”.

How to address a letter in the UK

Fonte dell’immagine: https://personal.help.royalmail.com/app/answers/detail/a_id/81/~/clear-addressing—how-to-address-your-mail

Se avete intenzione di spedire una lettera negli Stati Uniti o nel Regno Unito, tenete a mente queste regole!

Intestazioni Delle Lettere in inglese: Cosa Includere

Molte lettere presentano un intestazione, cioè una parte che precede la lettera vera e propria. L’intestazione è un modo per includere tutte le informazioni rilevanti sul mittente (cioè voi) e il destinatario (recipient).

Per le lettere professionali come quelle di presentazione, di reclamo e di sollecito, utilizzate queste intestazioni:

Il Vostro Nome
Indirizzo
Città, Codice Postale
Numero di Telefono
Data

Nome del Destinatario
Titolo Professionale del Destinatario
Nome dell’Organizzazione
Nome della via
Città, Codice Postale

Per lettere più colloquiali e informali come quelle di ringraziamento basterà includere la data e il vostro nome, o spesso solo la data.

Scrivere una Lettera in Inglese: 5 Tipi di Lettere che Dovete Conoscere

La vostra busta ha l’indirizzo giusto, l’intestazione è stata compilata a dovere e ora non vi resta che scrivere la lettera vera propria.

Siete pronti? Ora si inizia a scrivere!

1. Lettera di presentazione in inglese

La lettera di presentazione (cover letter) si utilizza per candidarsi per un posto di lavoro. Normalmente si spedisce allegando ad essa il proprio curriculum.

Una lettera di presentazione offre la possibilità di spiegare al vostro potenziale datore di lavoro le motivazioni per cui sareste la persona migliore per svolgere una determinata mansione. Molti annunci di lavoro presentano una lista di qualifiche e livelli di esperienza desiderati. Utilizzate questi ultimi come guida per gli argomenti da trattare nella lettera.

Le lettere di presentazione devono essere positive e personalizzate, il che significa che cambiano in base al destinatario o alla posizione per cui desiderate candidarvi.

Bozza di una lettera di presentazione in inglese

[Intestazione professionale]

Saluto iniziale

– Se conoscete il nome del destinatario, utilizzate “Dear Mr./Mrs. [nome del destinatario].”

– In caso contrario, potrete usare “To Whom It May Concern.”

Primo Paragrafo

– Scrivete il vostro nome e la posizione per cui vi candidate.

– Se importante, potete menzionare come siete venuti a conoscenza del posto disponibile.

Secondo paragrafo

– Spiegate in che modo la vostra esperienza, le vostre abilità e il vostro carattere sono adatti per il lavoro in questione.

        – Siate specifici, ma cercate di non ricopiare il vostro curriculum.

Terzo paragrafo

– Ringraziate chi legge del tempo concessovi.

–Inserite un numero di telefono o un indirizzo email tramite cui contattarvi.

Sincerely,

[La vostra firma] — Per firma si intende che dovrete firmare fisicamente la lettera con una penna dopo averla stampata.

[Il vostro nome e cognome] — Questa volta digitandolo.

Frasi di uso comune

  • I learned about this opportunity from…
    (Sono venuto a conoscenza di questa opportunità tramite…)
  • As you can see from my resume…
    (Come può vedere dal mio curriculum…)
  • My [specific skill] makes me an excellent candidate for this position.
    (La mia [competenza specifica] mi rende un candidato eccellente per questa posizione)
  • It would be my pleasure to arrange a meeting with you at your earliest convenience.
    (Sarebbe un piacere per me organizzare un incontro con lei non appena le sarà possibile)
  • Thank you for your consideration.
    (Grazie per la considerazione)

Esempi di lettere di presentazione in inglese

Monster, un sito dedicato agli annunci di lavoro, offre alcuni esempi di lettere di presentazione per diverse professioni a questo indirizzo. Live Career, invece, vi permette di personalizzare la vostra lettera di presentazione in inglese partendo da un template predefinito, tuttavia vi consigliamo di utilizzarlo unicamente come punto di partenza.

2. Lettera di dimissioni in inglese

La lettera di dimissioni (letter of resignation) è una missiva che annuncia ufficialmente la fine del vostro lavoro presso una qualsiasi azienda. Molti datori di lavoro richiedono ai loro dipendenti di presentare questa lettera almeno due settimane prima della data in cui vorrebbero cessare la loro attività.

Di solito si tratta di una lettera molto breve, infatti, la quantità di informazioni che includerete al suo interno dipende da voi e dalle politiche della compagnia. L’unica informazione che dovrete includere in ogni caso sarà la data in cui vorreste concludere il vostro rapporto di lavoro.

Ricordate di essere positivi! Non inserite alcun tipo di lamentela, soprattutto di tipo personale, a prescindere dalle ragioni della vostra dipartita. Come si dice, è sempre meglio non tagliare i ponti. Per esempio, potreste voler mantenere un buon rapporto con la vostra vecchia azienda nel caso in cui abbiate bisogno di collaborare in futuro.

Bozza di una lettera di dimissioni in inglese

[Intestazione professionale]

Dear Mr. / Mrs. [Nome del Destinatario]

Primo Paragrafo

– Inserite la posizione da cui desiderate dimettervi, includendo il dipartimento dell’azienda (se necessario).

– Inserite la data in cui desiderate dimettervi.

Secondo paragrafo (opzionale)

– Spiegate la ragione delle dimissioni.

– Inserite un pensiero positivo sul lavoro con l’azienda.

– Offritevi per preparare o formare un sostituto per rendere il cambiamento più semplice per l’azienda.

– Ringraziate l’azienda per l’esperienza.

Sincerely/Respectfully yours,

[La vostra firma]

[Il vostro nome e cognome]

Frasi di uso comune

  • I am writing to inform you of my resignation from [job title], effective [date of termination].
    (Le scrivo per informarla delle mie dimissioni da [titolo professionale] a partire da [data della dipartita])
  • My experience with [company name] has been valuable.
    (La mia esperienza con [nome dell’azienda] è stata preziosa)
  • I will be happy to assist in training my replacement in my remaining time with the company.
    (Sarò felice di assistervi nella formazione del mio sostituto per il tempo rimanente all’interno dell’azienda)
  • Thank you for the opportunities and experiences you’ve offered me.
    (Vi ringrazio per le opportunità e le esperienze che mi avete offerto)

Esempi di lettere di dimissioni

Monster offre alcuni modelli da utilizzare a questo indirizzo , così come The Muse . La maggior parte delle lettere di dimissioni sono simili tra loro, quindi in questo caso potrete seguire alla lettera i modelli proposti.

3. Lettera informativa o di risposta in inglese

Questo tipo di lettera, chiamata follow-up letter in inglese si invia dopo essere già entrati in contatto con qualcuno. Le lettere informative si inviano principalmente per due motivi:

  • Per controllare la situazione di qualcuno o qualcosa. La lettera si invia circa una settimana dopo l’ultimo contatto con qualcuno nel caso stiate aspettando qualcosa, come informazioni o una risposta per un posto di lavoro.
  • Per ringraziare qualcuno a seguito di un incontro. Dopo aver incontrato qualcuno per lavoro o per un colloquio, inviare un’e-mail per ringraziarli del tempo concessovi e ricordargli di qualsiasi cosa stabilita durante l’incontro rappresenta un gesto cordiale.

Le lettere informative o di risposta sono scritte in modo cortese e diretto. Normalmente sono brevi e non più lunghe di un paragrafo.

Bozza di una lettera informativa o di risposta in inglese

[Intestazione professionale]

Dear Mr. / Mrs. [Nome Completo / Cognome del Destinatario],

Primo paragrafo per ringraziare qualcuno dopo un incontro

– Ricordate alla persona l’ultima volta in cui vi siete incontrati o avete parlato.

– Ringraziatela di avervi incontrato.

– Citate qualsiasi punto importante da voi discusso o qualsiasi accordo raggiunto durante l’incontro.

– Augurate una buona settimana al destinatario o esprimete il desiderio di rincontrarlo.

Primo paragrafo per controllare la situazione di qualcuno o qualcosa

– Ricordate alla persona l’ultima volta in cui vi siete incontrati o avete parlato.

– Indicate quali informazioni state aspettando

– Augurate una buona settimana al destinatario o esprimete il desiderio di rincontrarlo.

– Ringraziate la persona per il tempo concessovi

Sincerely, / Yours truly, / Awaiting your reply,

[La vostra firma]

[Il vostro nome completo]

Frasi di uso comune

  • Thank you for taking the time to meet with me on [date].
    (Grazie per aver trovato il tempo di incontrarmi [data])
  • It was a pleasure speaking with you about…
    (È stato un piacere discutere assieme di…)
  • I’m writing to confirm…
    (Scrivo questa lettera per confermare…)
  • I’d appreciate a response regarding…
    (Gradirei una risposta in merito a…)
  • I look forward to hearing from you / meeting with you again.
    (Spero di avere presto sue notizie / rincontrala presto)

Esempi di lettere informative o di risposta in inglese

Il sito The Muse offre degli ottimi esempi di lettere da utilizzare a seguito di un colloquio o una candidatura di lavoro a questo indirizzo. Il sito web About presenta numerosi esempi di lettere informative per diverse occasioni (compresa una lettera di risposta a un rifiuto!) sul fondo di questa pagina.

4. Lettera di ringraziamento in inglese

Come è facile intuire, le lettere di ringraziamento (thank you letters) si usano per ringraziare qualcuno in modo formale. Potrete usarle per ringraziare una persona per…

  • Avervi inviato un regalo
  • Aver partecipato a un evento organizzato da voi
  • Avervi invitato ad un evento
  • Avervi aiutato in qualche modo

Una lettera di ringraziamento rappresenta un modo più significativo dire grazie a qualcuno, soprattutto se scritta a mano: significa che avete trovato il tempo di scriverla e dimostra la vostra gratitudine.

Bozza di una lettera di ringraziamento in inglese

[Data]

Dear [Nome del destinatario],

Primo Paragrafo

– Menzionate la ragione per cui inviate la lettera.

– Ringraziate!

– Inserite una considerazione personale o un commento specifico sulla ragione del ringraziamento.

Yours truly, / Sincerely,

[La vostra firma]

Frasi di uso comune

  • Thanks so much for…
    (Grazie infinite per…)
  • I was thrilled to receive your gift!
    (Sono stato entusiasta di ricevere il suo / tuo regalo!)
  • I am touched by your generous gift.
    (Sono commosso dalla generosità del tuo / suo regalo)
  • I really appreciate your [gift / assistance].
    (Apprezzo davvero il suo [regalo / aiuto])
  • You have my heartfelt thanks.
    (La / ti ringrazio di cuore)
  • It was very kind of you to…
    (È stato molto gentile da parte sua / tua)

Esempi di lettere di ringraziamento

Write Express offre diversi esempi di lettere di ringraziamento informali, mentre questo sito include un’enorme raccolta di lettere di ringraziamento per qualsiasi occasione.

5. Lettera di reclamo

Una lettera di reclamo (letter of complaint) è esattamente ciò che pensate: una lettera che serve per portare all’attenzione del destinatario qualcosa di negativo. È una lettera che può essere difficile da scrivere in quanto non sempre si è capaci di dire qualcosa di negativo senza risultare offensivi o sgarbati.

Ricordate: solo perché si tratta di una lettera di reclamo, non significa che deve essere per forza aggressiva! Un buon modo per evitare di essere ingiustificatamente sgarbati consiste nell’elencare i fatti senza aggiungere considerazioni personali.

Se possedete dei documenti relativi alla questione (come ricevute o trascrizioni), assicuratevi di includerne una copia nella vostra lettera.

Bozza di una lettera di reclamo

[Intestazione professionale]

Saluto iniziale

– Se conoscete il nome del destinatario, utilizzate “Dear Mr./Mrs. [nome completo / cognome del destinatario].”

– In caso contrario, potrete usare “To Whom It May Concern.”

Primo Paragrafo

– Indicate il prodotto o il servizio con cui avete riscontrato dei problemi.

– Descrivete il problema includendo date, nomi, codici dei prodotti e altre informazioni.

– Se vi siete già portati avanti per risolvere la questione, fatene menzione nella lettera.

Secondo paragrafo

– Spiegate come vi piacerebbe che si risolvesse il problema

– Se avete pagato per qualcosa che non funziona, richiedete un rimborso.

– Inserite un numero di telefono o un indirizzo e-mail tramite cui contattarvi.

– Ringraziate il destinatario per il tempo concessovi e per la risposta.

Sincerely / Respectfully yours,

[La vostra firma]

[Il vostro nome]

[Numero di account o codice di riferimento, se applicabile]

Frasi di uso comune

  • I am writing to report an issue I experienced with…
    (Scrivo questa lettera in relazione a un problema riscontrato con…)
  • I’d like to bring an error to your attention.
    (Vorrei portare un errore alla vostra attenzione)
  • I am dissatisfied with…
    (Non sono soddisfatto di…)
  • I would like to be compensated for my troubles in the form of [reasonable compensation request].
    (Vorrei essere risarcito per il disturbo tramite [richiesta di risarcimento ragionevole])
  • I look forward to resolving this issue together.
    (Spero di poter risolvere la questione con la vostra collaborazione)
  • I can be reached at [your phone number] to discuss the matter further.
    (Non esitate a contattarmi al [numero di telefono] per discutere ulteriori dettagli)

Esempi di lettere di reclamo

Potete trovare un eccellente modello di lettera di reclamo sul sito del Georgia Department of Law, così come sul sito della Federal Trade Commission.

 

Bene, cari lettori, ora siete pronti a candidarvi per un lavoro, a dare le dimissioni e persino a presentare un reclamo senza offendere nessuno. Saper scrivere una lettera in inglese è un’abilità molto utile che tutti dovrebbero avere nel proprio arsenale, non perdete l’occasione di impararla!

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