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Correos electrónicos en inglés: 18 consejos y ejemplos

El Internet ha cambiado mucho en los últimos años.

Desde MySpace a Facebook, y pasando por Ask Jeeves y Google, los sitios antiguos desaparecen, mientras nuevos toman su lugar.

Sin embargo, a pesar de la expansión de las aplicaciones, los teléfonos inteligentes y las redes sociales, hay algo que sigue con vida: los correos electrónicos.

Todavía es necesario tener una dirección de correo electrónico y las personas siguen enviando correos casi todos los días.

Por tal motivo, escribir correos electrónicos en inglés es una habilidad muy importante que puede ayudarte a conseguir un trabajo, ganar amigos, entrar a una universidad y mucho más.

Si es la primera vez que escribes un correo electrónico en inglés, lee esta guía para principiantes.

Después, sigue leyendo este artículo para conocer algunos consejos útiles sobre la cultura de los correos (lo que debes hacer y evitar), aprender a estructurar tu mensaje y ver ejemplos completos.

¿Listo? ¡Empecemos!

Correos electrónicos en inglés: 18 consejos y ejemplos

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Consejos generales para escribir correos electrónicos en inglés

1. Asegúrate de que sea necesario enviar un correo electrónico

Al igual que la mayoría de consejos en esta sección, este parece evidente. Pero, en ocasiones, nos olvidamos de las cosas más obvias.

Hazte esta pregunta: “¿Existe una manera más rápida o efectiva de atender esta situación?”. Muchas personas reciben docenas e incluso cientos de correos todos los días. Por lo tanto, tienes que asegurarte de que tu correo sea la manera más rápida, clara y eficiente de comunicarte en tu situación.

Por ejemplo, si vas a escribirle a un compañero de trabajo o un amigo que ves a menudo, quizás sea mejor hablarle en persona, enviarle un mensaje de texto o llamar por teléfono.

Si decides que un correo electrónico es la mejor opción, entonces lee los siguientes consejos antes de hacer clic en “Enviar”.

2. Usa direcciones separadas para tus correos personales y profesionales

Este consejo no es para todos, pero si puedes aplicarlo, puede ser muy útil.

En muchos empleos recibirás una dirección de correo empresarial que debes usar. Si ese es el caso, entonces el problema ya está resuelto. Usa el correo empresarial para tu trabajo y el correo personal para tus asuntos.

Con una dirección empresarial, puedes hacer que tus mensajes se vean más profesionales, lo que es una ventaja si estás escribiendo un mensaje formal, mas no si te comunicas con un amigo. Por tal motivo, es buena idea tener dos direcciones de correo.

Además, con cuentas separadas, puedes equilibrar mejor tu vida personal y profesional.

3. Sé claro, breve y cortés

Como dije anteriormente, las personas reciben muchos correos cada día. Si tu mensaje es confuso, muy largo o tiene un tono agresivo, es probable que el destinatario no responda de inmediato. Incluso es posible que se le olvide responder o elimine el correo.

Eso quiere decir que debes darte a entender rápidamente, pero no de una forma grosera.

Imagina que un correo es como un ensayo (solo que mucho más corto) y probablemente tendrás buenos resultados. En un ensayo, tienes que hacer una introducción, explicar los puntos y concluir el tema.

A decir verdad, esta parte me da algunos problemas. Yo no soy grosero, pero tengo problemas con “la brevedad”. Por eso, cuando escribo un correo, lo reviso y elimino alrededor del 20 % del contenido, ya que quizás no sea necesario.

4. No escribas cuando estés enojado

Cuando estás frustrado o enojado, quizás tengas la tentación de escribir un correo. Pero no vale la pena.

Si estás enojado, espera hasta calmarte para escribir. Es mejor esperar un poco que perder un trabajo o destruir una amistad porque dijiste algo estúpido por culpa de la ira.

5. Usa oraciones cortas

Al igual que el consejo #3, este es un punto con el que tengo problemas. Me gusta escribir oraciones largas y complejas, pero a menudo confundo al lector. Y eso pasa especialmente cuando el que lee no es un hablante nativo de inglés.

Yo enseño inglés en Costa Rica y he notado que el español tiende a tener oraciones muy largas con muchas comas. Eso resulta bastante confuso, en especial cuando se traducen las ideas al inglés.

Por lo tanto, te aconsejo que escribas oraciones cortas. No es de mal gusto escribir oraciones cortas y claras en inglés. De hecho, algunos autores como Ernest Hemingway son famosos por hacerlo.

Si tienes buenas habilidades de escritura, puedes usar oraciones más largas y complejas. Pero, si ese fuera el caso, ¡quizás ni siquiera necesites estos consejos!

6. No reenvíes ni respondas a todos

La opción de “Reenviar” puede ser una bendición o una maldición. Su ventaja es que te permite comunicar rápidamente información. Sin embargo, si no la usas correctamente, puede ser una molestia para el destinatario (lo mismo aplica para la opción “Responder a todos”).

Si tienes que reenviar un correo electrónico, revisa cuidadosamente la información. En algunos casos, es posible que haya información personal, confidencial o simplemente innecesaria. Si ese es el caso, elimina esas partes.

Además, algunos programas filtran, omiten o mandan a la carpeta de spam los correos con las palabras “Fwd” al principio.

Por otro lado, si vas a usar la opción “Responder a todos”, observa quiénes recibirán el mensaje. Algunas personas no necesitan ver tus mensajes y es frustrante recibir correos que ni siquiera te interesan.

7. Usa un corrector ortográfico

La mayoría de programas tienen esta opción, así que úsala antes de enviar un correo electrónico.

Si tu programa no tiene un corrector ortográfico en inglés, instala una extensión para navegador como Grammarly y úsala siempre que escribas algo.

Ten cuidado. Algunas personas han reportado que Grammarly duplica las oraciones, así que revisa tu mensaje antes de enviarlo.

8. Presta atención a las firmas

Muchos ponen firmas “graciosas” al final de sus correos electrónicos que a menudo incluyen información de contacto (direcciones de correo o números telefónicos). Esta información puede ser útil. Pero, si vas a reenviar tus correos (mira el consejo #5), tu información de contacto puede llegar a personas que no conoces e incluso a individuos indeseables.

Además, si te comunicas bastante con alguien por medio de correo electrónico, la cadena de mensajes puede llegar a ser demasiado larga si siempre incluyes tu firma. Así que considera no incluir tu firma en algunos mensajes.

Si de todos modos quieres escribir una firma, haz que sea simple y no incluyas información personal.

9. De ser posible, haz que un hablante nativo revise tu mensaje

Si conoces a hablantes nativos de inglés o tienes amigos que dominen el idioma, pídeles que revisen tu mensaje antes de enviarlo. Este consejo aplica especialmente para correos importantes.

Si estás tomando clases de inglés, incluso puedes pedirle al profesor que revise. ¡Simplemente sé cortes y di: “Por favor”!

10. Lee tu propio mensaje antes de enviarlo

No siempre es posible encontrar a un hablante nativo de inglés para revisar tu mensaje. En esos casos, es buena idea que lo leas tú mismo.

Trata de leer el texto en voz alta. En primer lugar, eso servirá para mejorar tu pronunciación y, segundo, verás y escucharás los errores gramaticales.

Al revisar tu mensaje, también verás como “fluye” el texto”. Si es demasiado largo o difícil de leer en voz alta, quizás debas modificar el mensaje para hacerlo más corto y claro.

11. Revisa las direcciones de correo de todos los destinatarios

Como dije antes, vivo en Costa Rica, y muchas personas del lugar a menudo comparten el mismo apellido. Es básicamente como “Smith” o “Johnson” en los Estados Unidos, pero 10 veces peor.

Incluso he tenido a varios estudiantes que comparten el mismo nombre y apellido, lo que me ha llevado a cometer el error de enviar correos a personas equivocadas.

Así que asegúrate de revisar las direcciones de los destinatarios antes de enviar el mensaje.

Consejos para escribir correos electrónicos en inglés con buena estructura

Después de seguir los consejos generales de la sección anterior, ahora puedes escribir de verdad tu mensaje. Pero, ¿cómo se hace?

Hay un tipo de estructura que resulta adecuada para los correos electrónicos en inglés y que puedes encontrar en los siguientes consejos.

12. Usa el campo del asunto

Es sorprendente la cantidad de personas que no lo hacen. Sé específico en el campo del asunto.

Por ejemplo, no escribas solamente “Pregunta”. Sé específico y escribe algo como: “Pregunta sobre horario de la reunión del viernes”. De esa forma, el destinatario sabrá de inmediato de qué se trata tu mensaje, incluso antes de abrirlo.

13. Empieza con un saludo apropiado

Lo más cortes es empezar con algún tipo de saludo. Si conoces bien a la persona y es un mensaje informal, puedes escribir simplemente: “Hey [nombre]”.

En vez de “Hey”, puedes escribir “Hi” o “Hello”, para sonar un poco más formal.

Si no conoces el nombre de la otra persona (por ejemplo, como cuando escribes al servicio al cliente de una empresa), puedes escribir “To Whom It May Concern” (A quien corresponda).

Luego de los saludos, tienes que agregar una coma. Según muchos sitios (como Business Writing) tienes que poner una coma luego del saludo en mensajes personales, y usar dos puntos luego del saludo en mensajes formales o de negocios.

No obstante, la coma siempre es apropiada.

14. Presta atención a la puntuación

Empieza cada oración con una letra en mayúscula. Asegúrate de poner puntos y otros signos de puntuación al final de cada oración.

Este es un pequeño detalle que puede ayudarte a dar una buena impresión.

15. Piensa dónde incluir la “charla”

Si conoces al destinatario, es buena idea “charlar” un poco. Por ejemplo, puedes preguntar sobre su familia, un amigo en común o una actividad que comparta contigo. Pero, ¿dónde deberías incluir esa charla?

En lo personal, prefiero incluirla luego de la parte “formal” del mensaje. Si voy a pedir un favor, primero pido lo que necesito y luego incluyo la charla.

Sin embargo, esta situación puede ser diferente según la persona o la cultura. Así que haz los ajustes del caso si conoces bien la personalidad del destinatario.

16. Escribe con un objetivo en mente

Mientras escribes, concéntrate en el objetivo del mensaje. Si quieres hacer una pregunta, haz que ese sea el tema principal de tu correo. Si necesitas un favor, explica claramente lo que necesitas y cómo el destinatario puede ayudarte.

Imagina que eres el destinatario. ¿Entenderías de inmediato lo que tienes que hacer tras leer el mensaje?

17. Deja espacios entre los párrafos

Si no lo haces, terminarás con un enorme bloque de texto. Simplemente presiona la tecla “Enter” dos veces luego de cada párrafo. Así tu mensaje será más fácil de leer y menos abrumador.

18. Termina tu correo de la forma apropiada

Más adelante encontrarás algunos ejemplos. Debes asegurarte de que la despedida sea apropiada para el objetivo de tu mensaje. En otras palabras, no escribas: “Con amor, Ryan” si le envías un mensaje a tu jefe.

De igual forma, no escribas: “Atentamente, Ryan Sitzman” si estás enviándole un mensaje de agradecimiento a tu abuela. ¡Y definitivamente no escribas Ryan Sitzman si ese no es tu nombre! (Si ese es tu nombre, ¡cuéntame y creamos un club de Ryan Sitzmans!

Ahora, ¡pongamos todos estos consejos en práctica!

Cómo escribir 3 tipos comunes de correo en inglés

Una nota antes de seguir: como dije en la primera sección, si vas a escribir un correo muy importante (como una aplicación para una universidad o condolencias), definitivamente deberías pedirle ayuda a un hablante nativo de inglés.

1. Un mensaje personal: cómo presentarte por primera vez

En la actualidad, muchas personas escriben correos electrónicos formales, pero son pocas las que escriben mensajes personales. La mayor parte de la comunicación personal se desarrolla por medio de chats, aplicaciones, mensajes de texto u otros métodos. Sin embargo, hay algunas situaciones donde un estudiante de inglés tiene que escribir un mensaje personal.

Reglas generales para mensajes personales:

  • Cortesía: no tienes que usar lenguaje formal, pero debes ser amable y cordial. Si tienes que pedir algo, asegúrate de hacerlo de forma amable. Por ejemplo, en vez de escribir: “Responda”, escribe: “Si tienes la oportunidad, me gustaría escuchar tu respuesta” o “Por favor, escribe cuando tengas la oportunidad”.
  • Saludos: para los saludos, es común escribir: “Dear [Nombre]”.
  • Cierre: para despedirte, escribe algo como: “Thanks”, “See you soon!” o incluso una oración corta como: “I’m really looking forward to meeting you in person”. Asegúrate de escribir tu nombre, incluso si aparece de nuevo en la firma.
  • Naturalidad: en esta clase de correos electrónicos puedes incluir algunos chistes y comentarios informales. Sin embargo, siempre debes cuidar el tono del mensaje, en especial si no conoces bien al destinatario.

Ejemplo de un correo electrónico personal:

Para este ejemplo, imagina que vas a viajar a los Estados Unidos, Canadá u otro país de habla inglesa. Y, al llegar, te quedarás con una familia. Antes de conocerlos en persona, tienes que presentarte por correo electrónico.

Este es el mensaje que puedes enviar:

Dear Smith Family,

Hello, my name is John. I received a confirmation letter from the exchange organization today. It said I’ll be staying with you for two months later this year. I wanted to introduce myself so you can know a bit more about me.

I’m 18 years old. I like listening to rock music, playing basketball and reading comic books. I will graduate from high school later this year, and I hope to go to college next year. I’ve never traveled outside of my country, so meeting you and visiting your country will be an exciting, new experience for me! 

I’d also like to know more about you, so if you have a chance, please write back at this email address. If you have any questions for me, I’d be happy to answer them.

Thanks again for agreeing to host me—I’m very excited to meet you in person!

John

2. Un mensaje semi-formal: cómo solicitar una cita o reunión

Este es un tipo muy común de correo electrónico, en especial si eres un estudiante de inglés. Tal vez tengas que enviarle un mensaje a tu profesor para pedirle una asesoría.

Reglas generales para mensajes semi-formales:

  • Longitud: no te olvides de ser breve. Cuando estás tratando de programar una cita, quizás tengas que intercambiar algunos correos electrónicos. Por lo tanto, haz que tus mensajes sean cortos y claros.
  • Respeto: recuerda que le estás pidiendo un favor al destinatario, así que sé respetuoso y no exijas.
  • Saludos: usa saludos formales o semi-formales. Puedes escribir “Dear”, pero en vez de incluir el nombre del destinatario, usa su título (Mr., Mrs., Ms., Dr., Prof. etc.) y apellido.
  • Cierre: dependiendo del propósito, puedes usar una despedida semi-formal como “Thanks”, “Hope to hear from you soon” o “Thanks in advance”. Si ya conoces al destinatario en persona, puedes usar algo menos formal como “Have a great weekend”.
  • Claridad: si vas a pedir una cita, escribe claramente la fecha y hora. Además, trata de dar varias opciones. De esa forma, si tu primera opción no sirve, el destinatario tiene otras para elegir.

Ejemplo de un correo electrónico semi-formal:

Dear Professor Smith,

I really enjoyed your Introduction to Writing Course, and I was interested in continuing by taking the Advanced Writing Course next semester. I’d like to meet with you to ask a few questions about the course, and also to get more information about the scholarship for international students.

Would it be possible to meet with you at your office sometime next week? I’m available during your regular office hours on Monday and Wednesday (2-5 p.m.), but if you’re busy on those days, I could also meet any time on Tuesday or on Friday afternoon. Please let me know what day and time would work best for you.

Thanks very much for your time and help!

John Johnson

3. Un mensaje formal: cómo escribir sobre un problema con un producto

Por desgracia, tengo que escribir esta clase de mensajes a menudo. Digo “por desgracia” porque es frustrante tener problemas con productos. Lidiar con el servicio al cliente a veces puede ser difícil. Sin embargo, siempre debes ser claro y cortés para resolver tus problemas lo más rápido posible.

Reglas generales para mensajes formales:

  • Cortesía: no te olvides de ser muy cortés. Recuerda que los representantes de servicio al cliente probablemente reciben muchas quejas todos los días, así que sé paciente y ten compasión. El destinatario también es un ser humano.
  • Formalidad: evita los chistes, la jerga y cualquier cosa que parezca informal.
  • Claridad: sé claro e incluye todos los detalles relevantes.
  • Solicitudes: menciona el resultado o la respuesta que esperas. Esto es lo que se conoce como “hacer un llamado a la acción”. Por ejemplo, si tu producto se dañó, puedes solicitar un reemplazo o un reembolso. Así que di claramente qué quieres.
  • Saludos: lo más común es que escribas “To Whom It May Concern”, ya que no sabes el nombre de la persona que responderá al mensaje. Pero, si sabes el nombre, puedes escribir “Dear [Título] [Apellido]”, tal como en el ejemplo del correo electrónico semi-formal. Si te parece demasiado formal, puedes escribir “Good Morning/Afternoon/Evening”. Así puedes parecer más amigable y hacer que el destinatario sea más receptivo a tu queja o inquietud.
  • Cierre: para las despedidas, simplemente escribe “Sincerely”. Pero, si se trata de una empresa informal o con la que has interactuado antes, puedes agradecer de alguna manera.
  • Ejemplos: además de pedir a un hablante nativo que revise tu mensaje, es buena idea que busques plantillas o ejemplos del tipo de correo que quieres escribir. En Internet hay muchos ejemplos y probablemente encontrarás uno que se ajuste a tu situación.

Ejemplo de un correo electrónico formal:

To Whom It May Concern,

I recently bought a toaster from your company, but unfortunately it appears that the heating element isn’t working correctly.

For reference, the model number is TOS-577, and I bought it on May 1, 2016 at the Toaster Emporium in New York City. I returned the toaster to the store, but they said I should contact you because the model had been an “open-box” discontinued model. Because of that, they weren’t able to offer a refund or exchange.

I can understand the Toaster Emporium’s position, but the toaster shouldn’t have broken so soon. It is still covered under your company’s one-year warranty, so I would like to exchange the toaster for a working model. If that isn’t possible I would like to receive a refund. Please let me know what steps I need to take for this to happen.

Thanks very much for your help with this situation.

Sincerely,
John Johnson

Así que, ¡ahí lo tienes! Recuerda estos consejos y con seguridad te convertirás en un experto de correos electrónicos en inglés.

¡Que te diviertas!

Ryan Sitzman enseña inglés y en ocasiones alemán en Costa Rica. A él le apasiona el aprendizaje, el café, los viajes, los idiomas, escribir, la fotografía, los libros y las películas, aunque no necesariamente en ese orden. Puedes aprender más de él o contactarlo en su sitio web: Sitzman ABC.

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