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英文Email怎麼寫: 18個超實用小技巧,跟著寫無煩惱!

這些年來網路發生了很大的變化。

從MySpace到Facebook再從Ask Jeeves 到 Google,很多舊網站消失而新網站又再出現。

但隨著apps、手機和社群媒體的成長,有一件不變的事:email。

擁有一個電子郵件地址是必要的,而人們幾乎每一天都會寄email

這也就是為什麼用英文寫一封清楚的email是很重要的技能。可以幫助你找到一份工作、交朋友、融入大學生活等等。

如果這是你第一次用英文寫email,那麼建議你先參考給初學者的指南

繼續閱讀這篇文章,會介紹關於email文化有用的小技巧,學習如何架構你的email,並且提供範例給你參考。

你準備好了嗎?

如何用英文寫Email: 18個小撇步和3個範例

用英文撰寫Email的基本概念

1.確保有發email的必要性

就像本節大部分的小撇步一樣,這似乎是最基本的一點。但很多時候我們都忘了顯而易見的事。

所以問問你自己,有沒有更好更快的方法可以解決這個問題?很多人每天會收到數百封email,因此請確保在這情況下,email是最快速、最清楚和最有效的溝通方式。

舉例來說,如果你正在寫email給一位你很常見的同事或朋友,也許你可直接面對面跟他溝通。或者你可以寄一封簡訊或打電話給他。

如果你決定寄email是最好的選擇,那在寄出之前請記得看看以下的小技巧。

2. 使用不同的工作和私人email信箱

這可能不會適用於每一個人,但你可以照著做,會在很多方面幫助你。

很多公司會主動給你一個工作email,讓你在處理公事上使用。如果是這樣的話,那問題就解決了。將工作和私人的事務分開使用不同的email信箱。

如果你有工作的email信箱,可以幫助你讓email 看起來更專業。這對寫正式的email較有幫助,但對於寫給朋友就不見得這麼好了,所以這就是為什麼有兩個不同的email信箱比較實用。

而且如果你有分開的帳號,還可以幫助你平衡私人和工作生活。

3. 要清楚、簡潔、有禮貌

同樣地,每天很多人都收到很多email。如果你的eamil很令人困惑或非常長,那收件者可能不會立刻回覆你。還有可能會忘記回覆甚至是直接刪除。

所以要確保快速地切入重點,但又要保持禮貌。

像是論文一樣的對待一封email,只是要再短一點,你就可以掌握寫好email的技巧。在論文中,你會有引言、解釋不同的重點然後最後做個總結。

老實說,這是我自己都很難做到的事。我不會在email裡使用魯莽的字眼,但我的確比較困難保持”簡單清楚“,所以當我寫完一封email時,我會檢查並且試著減少20%的內文,因為通常恨多都是不必要的。

4.別在你有情緒的時候寫email

當你對一件事很沮喪或生氣的時候,會很想要寫一封苛薄的email,但是並不值得這麼做。

但你很生氣的時候,最好等到你冷靜下來後再寫 email。等個幾天比失去一份工作或摧毀一份友誼來得好,因為當你很生氣時,你很有可能會說一些很愚蠢的話。

5. 使用短一點的句子

就像是第三點,這也是我會有的問題。我會寫很長很複雜的句子,但通常又會讓閱讀者很困惑。尤其是對於不是英文母語人士的收件者。

我在哥斯大黎加教英文,而西班牙文很容易會有含很多逗號和比較長的句子。會容易令人感到困惑,特別是當你將這些想法翻譯成英文的時候。

所以有一個方法:寫短一點的句子。如果你寫短一點、清晰一點的句子,那英文的風格也會不錯。有些作家,像是Ernest Hemingway,就是以寫短句為名。

如果你對於寫英文很熟悉,你可以使用長一點、更複雜的句子。但如果你對寫英文很熟悉,你應該也不需要這些小技巧了!

如果你想要清楚和正確的使用長一點的句子,FluentU 是一個很好的資源,可以看到英文句子的不同構造方式。FluentU使用真實世界的影片,並將它們轉換成個人化語言課程。你可以找到很多有腳本敘述的影片。而這種影片則很適合學習,如何使用句子表達較複雜或深入的想法。

6. 避免轉寄或回覆所有人

email的“轉寄”這個選項一方面是好的一方面也是不好的。可以將重要資訊快速的傳遞給一個新的人。但是,若收件者並沒有正確地使用“轉寄”這個功能的話,也會令人很困擾(關於“回覆所有人”也是一樣的)。

如果你需要轉寄一封email,仔細檢查你要轉寄的內容是什麼。在有些情況下,可能會是私人、保密或者不必要的。如果是這樣的話,要將這些部分刪除。

同樣的,有些email會將有“Fwd”開頭的email過濾掉,甚至會將他們歸類為垃圾信件或無法傳遞。

若你選擇”回覆全部人“,要看仔細有哪些收件人會收到你的email。有些人可能不需要收到你的訊息。收到主旨跟你沒關的信件會讓人感到很受挫。

7. 使用拼字檢查器

很多email都有這個選項,確保你在寄出信件前先使用它。

如果你的 email並沒有支援英文的拼字檢查,你可以增加擴充功能像是Grammarly 到你的瀏覽器,然後在你寫任何東西的時候都使用它。

要獲得最準確版本的Grammarly,你需要加入Grammarly Premium,它會幫你標記和更正進階的英文錯誤。

8. 留意簽名檔

很多人會放很酷或很好玩的簽名檔在email底部。他們通常會提供聯絡方式,像是電子郵件地址或電話號碼。這會是很有用的資訊,但如果你的email被轉寄了(見第五點),那麼這資訊可能會讓你不知道的人知道了,甚至是讓你不想要有這些資訊的人知道。

此外,當你和另一個人來來回回寄了很多封email,可能每次都會包含你的簽名檔,而這email鏈就會越來越長。所以在某些email可以不用包含你的簽名檔。

或者試著將你的簽名檔保持簡單,不要包括你的私人資訊。

9. 如果可以,讓一個英文母語人士看過你的email

如果你認識任何英文母語人士,或有任何朋友英文講得很好,你可能會想要讓他們在你將email寄出前先看過一次。尤其是當你要寄一些很重要的東西的時候。

如果你正在上英文課,你可以請你的老師過目你的email,但請務必仔細詢問並說“請”!

10. 在寄出之前親自瀏覽自己的email

若無法找到母語人士來檢查你的email。在這樣的情況下,閱讀自己的email也是很有用的。也可以同時幫助你的英文。

試著大聲地朗讀內文。第一,這會幫助你的發音。第二,可以幫你看到和聽到文法錯誤。

同時還會幫助你了解你email的流暢度。如果太長或太複雜,無法大聲朗讀,那你應該要將email改得更簡短和更清楚一點。

11. 仔細檢查所有人的電子郵件地址

就像我之前提到的,我住在哥斯大黎加。通常很多人都會有一樣的姓氏。有點像是在美國的“Smith” 或 “Johnson”。

甚至同時有幾個同名同姓的學生,而我卻不小心寄email給有類似名字的人。

所以要仔細檢查電子郵件地址以防萬一。

用堅強的架構寫英文email的技巧

在你按照上一節的技巧後,你需要實際的寫一封eamil。那你會怎麼做?

這裡有一個適用於電子郵件特定的架構,如以下幾點所示:

12. 好好使用主旨欄

令人驚訝的是,很多人竟然並不會使用主旨欄。重要的是要將信件的主旨具體的表達。

舉例來說,不要只寫“問題”。要更具體的寫,像是”關於星期五會議的行程問題“。這樣收件者才能在開啟信件之前,立刻知道你的email是關於什麼。

13. 從適當的問候開始

從某種形式的問候開始是最禮貌的。如果你跟這個人很熟,並且是一封非正式的 email,那你可以“Hey [名字]”為開頭。

你也可以用“Hi [名字]” 或 “Hello [名字]”這樣的說法。

如果你不知道那個人的姓名(像是你寫信給客服人員),可以用“To Whom It May Concern”稱呼。

在問候之後,你通常應該使用一個逗號。根據很多網站,像是Business Writing,建議你應該在私人email或信件的問候後面使用一個逗號,而在商務或正式email或信件則使用冒號。

但實際上,若你記不得規則,只要記得使用逗號就可以了。

14.注意標點符號的使用

請記得在每個句子的開頭使用大寫字母。並且在每個句子的結尾使用句點或其他適合的標點符號。

雖然這只是小細節,但卻可以幫助你營造正面的印象。

15. 考慮在哪裡放“閒聊”

如果你認識你要寫信的對象,你可能會想要加入一些“閒聊”在 email裡。可以是詢問關於家人、共同朋友或者是你們都感興趣的活動。但是要放在哪裏以及要怎麼包含在email裡呢?

就我個人而言,我喜歡將這樣的資訊放在“工作”內容之後。如果我是有事相求,我偏好先提這個請求,然後再開始閒聊。

其他人可能比較喜歡先開始閒聊,所以如果你知道收件者的習性,你可能會想要調整一下順序。

16. 清楚你的目的是什麼

在你撰寫時,請專注在這封email的目的。如果你要問一個問題,那這就應該是你這封email的重點。如果是向他人請求,那應該要很清楚的表達你需要什麼,以及收件者可以如何幫助你。

想像你是收件者:你是否會在收到email後立刻知道你該怎麼做?

17. 在段落之間加上空行

如果你不這樣做,你會得到一大段的文字。只要在段落之間點擊“Return/Enter”鍵兩次。就可以讓email變得更容易閱讀。

18. 使用一個適當的結尾

你可以在以下文章找到一些範例,但請確保它是一個適合你email的目的的結尾。也就是說,如果你是寫信給你的老闆,就不要以“Love, Ryan” 為結尾。

同樣地,如果你是寫給你的奶奶謝謝她的給你的生日禮物,那也不要以“Sincerely, Ryan Sitzman” 為結尾。

現在,我們來將以上這些小技巧付諸實踐吧!

如何用英文寫3種常見的Email?

在我們開始之前有一件事要提醒:就像我在前面提到的,如果你在寫一個非常重要的email,例如,你正在申請一間大學或者你需要在某人過世後表示慰問,那你就應該要請一位母語人士幫你閱讀你的email。

1. 一封私人email:第一次介紹自己

很多人都還是會寫正式的商務email,但現在並沒有什麼理由要寫一封私人email。很多的溝通都是透過線上即時通訊軟體,像是apps、簡訊或其他形式。但是在某些情況下,學生還是會需要用英文寫一封私人email。

私人email的一般規則:

  • 禮貌:你不需要使用正式語言,但你會想要表現禮貌和友善。所以如果你提出任何請求,一定要有禮貌。例如,不要說“Write me back”,試著用 “If you have a chance, I’d love to hear back from you”或 “Please write back when you have a chance”。
  • 問候:一開始的問候語,使用 “Dear [名字]”是很常見的。
  • 結尾:在結尾說再見,請用像是“Thanks” 或“See you soon!” 。或者是簡短的句子像是“I’m really looking forward to meeting you in person”。要記得留下你的名字,即使是已經包含在你的簽名檔裡了。
  • 隨意性:這類型的email ,你可能會包含一些玩笑或是非正式的意見。不論如何,還是要小心email的語調,特別是當你跟收件者不熟的時候。

私人email的範本:

在這個例子中,我們假設你要到美國、加拿大或其他英語系國家旅行。當你到了那邊,你會待在一個寄宿家庭裡。而你需要在與他們見面之前先自我介紹。

Dear Smith Family,

Hello, my name is John. I received a confirmation letter from the exchange organization today. It said I’ll be staying with you for two months later this year. I wanted to introduce myself so you can know a bit more about me.

I’m 18 years old. I like listening to rock music, playing basketball and reading comic books. I will graduate from high school later this year, and I hope to go to college next year. I’ve never traveled outside of my country, so meeting you and visiting your country will be an exciting, new experience for me! 

I’d also like to know more about you, so if you have a chance, please write back at this email address. If you have any questions for me, I’d be happy to answer them.

Thanks again for agreeing to host me—I’m very excited to meet you in person!

John

 

親愛的史密斯一家人:

你好,我的名字是約翰。我今天收到一封來自交換組織的確認信。今年我會和你們相處兩個月。我想要向你們自我介紹。

我今年18歲。我喜歡聽搖滾樂、打籃球和看漫畫。我今年會從高中畢業,我希望明天可以上大學。我從來沒有出過國,所以很興奮可以見到你們並且拜訪你們的國家,對我來說這是一個全新的體驗。

我希望可以多認識你們一點,所以如果你們有空,麻煩請回覆我。若對我有任何問題,我也會樂意地回覆你們。

再次的感謝你們願意招待我,我很期待可以和你們見面!

約翰

2. 半正式的email:預約或會議的請求

這是一個非常常見的email類型,尤其如果你是一位學生。你可能會需要寫給你的老師預約與他的會議。

半正式email的一般規則:

  • 長度:同樣地,保持簡短。特別是當你試著幫很多人找一個共同時間,你可以會需要來往幾封email。所以盡量保持簡短和清楚。
  • 尊重: 記住你是在向收件者作出請求,所以要保持尊重而不是要求。
  • 問候:使用正式或半正式的問候語。你還是可以使用“Dear ~”,但不要包括收件人的名字,使用他們的尊稱(Mr., Mrs., Ms., Dr., Prof. etc)和姓氏。
  • 結尾: 根據不同的目的,你可以使用半正式的結尾,像是“Thanks,” 、“Hope to hear from you soon” 或者 “Thanks in advance.”。如果這個人是你已經見過面的,你就可以使用比較不那麼正式的用語,像是“Have a great weekend”。
  • 具體性: 如果你要求特定的某一天,那應該要非常清楚的講明是哪一天/日期和時間。試著提供不同的選擇。這樣如果你的第一選擇不行,你的收件者就會有其他的日期/時間可以選擇。

以下為半正式email的範本:

Dear Professor Smith,

I really enjoyed your Introduction to Writing Course, and I was interested in continuing by taking the Advanced Writing Course next semester. I’d like to meet with you to ask a few questions about the course, and also to get more information about the scholarship for international students.

Would it be possible to meet with you at your office sometime next week? I’m available during your regular office hours on Monday and Wednesday (2-5 p.m.), but if you’re busy on those days, I could also meet any time on Tuesday or on Friday afternoon. Please let me know what day and time would work best for you.

Thanks very much for your time and help!

John Johnson

 

親愛的史密斯教授:

我很喜歡你的寫作概論課程,我也很希望可以繼續上下學期的進階寫作課程。我希望可以和你見面詢問幾個關於課程的問題,還有關於國際學生的獎學金資訊。

想知道下週是否可以跟你在你的辦公室見面?星期一和星期三下午兩點到五點,我都有空,但如果你這幾天都很忙,我可以在星期二或星期五下午跟你見面。請讓我知道什麼時候你比較方便?

謝謝你的時間和幫助!

約翰強生

3. 正式email:關於一個產品的問題

不幸的是,我經常得寫關於這樣問題的email。我說不幸是因為當產品出現問題總是令人很沮喪。和客服人員溝通也會是一件很令人頭痛的事。但是一封清楚、有禮貌的email應該可以幫助你快一點解決你的問題。

正式email的一般規則:

  • 禮貌: 同樣的,要有禮貌。記得客服人員應該每天會收到很多抱怨email。客服人員也是人,要記得給予一些耐心和同情心。
  • 禮節:避免開玩笑、使用俚語或者是說一些不正式的事。
  • 具體性: 清楚地包含任何有關的細節。
  • 請求: 說明你期望的結果或回應。這也稱為讓你的email“可行動的”。例如,如果你的產品壞掉了,你想要求一個新的或是退款。所以說明清楚你的請求。
  • 問候: 一個常見的問候語是“To Whom It May Concern,”,因為你可能不認識或不知道收件者是誰。但如果你知道收件者的名字,你可以使用“Dear [稱謂] [姓氏]”,就像是半正式的範例一樣。

如果這些看起來太正式,你可能可以試試看像是“Good Morning/Afternoon/Evening”。這可以讓你看起來比較友善,並且讓收件者更容易接受你的抱怨或問題。

  • 結尾: 為了說再見,一個簡單的“Sincerely” 是最好的。但如果是比較不正式的公司或者你已經和他們聯絡過了,你可以只說”thanks“就可以了。
  • 範例: 除了請英文母語人士檢查你的email之外,最好搜尋你要寫的email類型的範例。網路上有很多不同的範例,可以找到一個指引你方向的範本。

以下為正式email的範本:

To Whom It May Concern,

I recently bought a toaster from your company, but unfortunately it appears that the heating element isn’t working correctly.

For reference, the model number is TOS-577, and I bought it on May 1, 2016 at the Toaster Emporium in New York City. I returned the toaster to the store, but they said I should contact you because the model had been an “open-box” discontinued model. Because of that, they weren’t able to offer a refund or exchange.

I can understand the Toaster Emporium’s position, but the toaster shouldn’t have broken so soon. It is still covered under your company’s one-year warranty, so I would like to exchange the toaster for a working model. If that isn’t possible I would like to receive a refund. Please let me know what steps I need to take for this to happen.

Thanks very much for your help with this situation.

Sincerely,
John Johnson

致相關人士:

最近我從你們公司購買了一個吐司機,但很不幸的加熱的零件似乎壞掉了。

這個型號為TOS-577,我在五月一號時在百貨公司購買的。我將吐司機退回店上,但他們說我必須和你們聯絡,因為這個型號已經不再生產了。所以他們沒有辦法提供退貨或退款。

我可以理解百貨公司的立場,但吐司機不應該這麼快就壞掉。這還在一年的保固時間內,所以我想要換一個還可用的型號。如果不能換貨的話,那我希望可以退款。請讓我知道我還需要提供什麼資訊給你們。

非常感謝你們的幫忙。

誠摯地
約翰強生

如果你可以將這些小技巧牢記在心,就不用再害怕用英文寫email了。

如果你想要知道更多用英文寫email和寫作的小撇步,你可以參考Inklyo這個網站。這個網站上有關於英文寫作的課程和書籍,甚至有特殊教材可以教你如何用英文把email寫好!

祝你寫作愉快!


Ryan Sitzman在哥斯大黎加教英文和德文。對於學習、咖啡、旅遊、語言、寫作、攝影、書籍和電影有興趣。你可以透過他的網站Sitzman ABC認識他。

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