Yeni Başlayanlar için İngilizce Mail Yazma Rehberi

Sürekli olarak birileriyle mesajlaşıyorsun.

Bazen onları arıyorsun (harika!).

Ama arada sırada bilgisayar başına oturup onlara bir e-posta yazman da gerekiyor.

E-postalar birçok açıdan mektup, SMS ve telefon görüşmelerinden farklıdır. Dahası, arkadaşlarına yazdığın e-postalarla iş arkadaşlarına yazdıkların arasında dil kullanım farklılıkları olacaktır.

Mesajını kimseyi incitmeksizin net bir şekilde aktarabilmek için İngilizce mail yazma konusuna hakim olman gerekir. İşte tam da bunun için kullanışlı bir kılavuz hazırladık.

Bu yazıyı okumayı tamamladığın zaman, e-posta göndermek, iş arkadaşlarına nasıl e-posta yazacağın, bir arkadaşına nasıl e-posta yazacağın ve yeni tanıştığın bir kişiye nasıl e-posta yazacağını öğrenmiş olacaksın.

İngilizce Mail Yazma Rehberi

Download: This blog post is available as a convenient and portable PDF that you can take anywhere. Click here to get a copy. (Download)

İngilizce E-posta Göndermek için Bilinmesi Gereken Sözcükler

Eğer e-posta hesabında anadilini kullanıyorsan, yeni sözcükler öğrenmek için bunu İngilizce olarak değiştir. Her şeyin yerini zaten biliyorsun, bu yüzden bu sözcüklerin anlamlarını tahmin edebileceksin.

Örneğin, burada e-posta hesabını İngilizceye çevirerek öğrenebileceğin dört sözcüğü bulacaksın:

• Subject (Konu): E-postanın konusu veya e-postanın ne hakkında olduğunu belirtir.

• Recipient (Alıcı): Yazdığın e-postayı gönderdiğin kişiyi belirtir.

• Compose (Oluştur): Bir e-posta oluşturmak veya yazman için kullanılır. “Compose” (derlemek) sözcüğü genellikle müzik alanında kullanılır. Bir bestekar (composer) müzik yazan ya da derleyen kişidir.

• Attachment (Eklenti): Yazdığın e-postaya eklediğin herhangi dosyayı ifade eder.

Ne kadar da kolay olduğunu gördün mü? Dört yeni sözcük öğrendin ve bu sadece bir dakikanı aldı!

Bazılarımızın (hatta anadili İngilizce olanların dahi) anlamını bilmediği bazı e-posta işlevleri bulunuyor: CC ve BCC alanları. CC alanına bir e-posta adresi eklediğin zaman, gönderdiğin e-posta o adrese de iletilir. BCC alanına bir e-posta adresi eklediğin zaman, gönderdiğin e-posta o adrese de iletilir ama o kişinin bu e-postanın bir kopyasını aldığını kimse göremez.

Peki ama CC ve BCC ne anlama geliyor? Bunlar, belirli terimlerin baş harflerinden oluşan kısaltmalardır. Ve bu terimler “carbon copy” (karbon kopya) ve “blind carbon copy” (gizli karbon kopya) olmaktadır.

CC: Carbon copy

E-posta teknolojisinden önce karbon kopya (carbon copy) sadece kopya kağıdı kullanılarak yazılan belgenin bir kopyasını ifade ediyordu. Bu kopya kağıdını iş yerine ve makbuz ve adisyonlarda görmüş olabilirsin. Bir yüzü mürekkep kaplanmış ve bu yüzünü boş bir kağıt üzerine yerleştirilen ince gri bir kağıttır.

Daha sonra belgenin aslını karbon kağıdı üzerine yerleştirilir. Bunu yaptıktan sonra bu belge üzerine yazılan şey, kopya kağıdındaki mürekkebin boş dosya üzerine işleyerek bir kopya elde edilmesini sağlar. Kopya kağıdının nasıl kullanıldığını bu videoda görebilirsin.

E-posta gönderirken de bir alıcıya orijinal e-postanın bir kopyası gönderildiği için e-postada bu işleve CC adının verilmesi oldukça mantıklı.

BCC: Blind carbon copy

Peki ya gizli karbon kopya? İnsanlar daktilo kullandıkları zamanlarda sekreterler belgelerin karbon kopyalarını hazırlardı, ama alıcıların isimleri bu kopyalar hazırlandıktan sonra eklenirdi. Böylelikle, kimse başka kimin o belgeyi aldığını bilemezdi. Bir kişinin kör (blind) olması, o kişinin göremediği anlamına gelir, yani bu kullanım da bir şekilde mantıklıdır.

Bir e-postayı, e-posta adreslerinin başkalarıyla paylaşılmasını istemeyeceğin çok sayıda kişiye gönderiyorsan BCC alanını kullanırsın. BCC kullanmanın bir diğer nedeni ise birisinin o e-posta ile bir bilgiyi ya da bir e-posta gönderdiğini görmesini istemektir—ama o kişinin o diyaloğun parçası olmasını istemiyorsundur.

Artık e-postanın ana işlevlerini öğrendiğimize göre İngilizce e-postayı nasıl yazacağız?

İngilizce Mail Yazma Esasları

İşte İngilizce mail yazma hakkında bazı pratik esaslar:

• E-posta, bir mektuptan daha kısa ve bir SMS mesajından daha uzundur.

• E-postalar birisiyle yüz yüze konuşmak ya da o kişiyi telefonla aramak kadar acil değildir.

• Kime yazdığına bağlı olarak bir e-posta farklı görünebilir. Tıpkı konuştuğun zaman olduğu gibi, e-postada da farklı alıcılar için farklı bir dil kullanılır.

Bu nedenle, bir e-posta yazmadan önce kendine o kişiyi neden telefonla aramadığını ya da neden bir mektup göndermediğini sor. Bir metin mesajı göndermenin ya da telefon açmanın daha mantıklı olduğuna karar verebilirsin.

İş arkadaşların, tanıdıkların ve yakın arkadaşlarına neden ve nasıl e-posta yazacağını öğrenmek için okumaya devam et.

İş Arkadaşın/Patronuna İngilizce Mail Yazma

İş yerinde, tüm bilgilerin aynı yerde kolay bir şekilde görülebilmesini sağladığı için toplantı düzenlerken e-postalar sıklıkla kullanılır. Ayrıca, herkesin dikkatine sunmak ve yanıtları yüz yüze almak yerine e-postayla almak da daha kolaydır.

Bununla birlikte, derhal yanıtlanması gerekmeyen bir soru sormak istiyorsan ya da meşgul bir kişiye daha sonra görebilmesi için bir not gönderiyorsan e-postalar faydalı olur. E-posta yazarken her zaman açık ve kısa ve öz olmasını sağla.

Muhtemelen ekleyeceğin kısımlar

İş için yazdığın bir e-posta, birkaç farkla da olsa bir iş mektubuna benzer.

E-postanda şunlar olmalıdır:

• Bir selamlama: Merhaba de ve yazdığın kişiye ismiyle hitap et.

• Bir giriş: Eğer e-postayı gönderdiğin kişi seni tanımıyorsa kısaca kendini tanıt.

• E-postayı gönderme amacın: Hemen konuya gir ve e-postayı neden yazdığını açıkla.

• Detaylar: Sadece alıcının bu e-postayı yazma amacını anlamak için ihtiyaç duyacağı detayları ekle. Eğer alıcının bu e-postayı okuduktan sonra bir eylemde bulunması gerekiyorsa bunu da buraya yaz.

• Bir imza: E-postanın sonuna ismini yaz.

Sıkça kullanılan sözler

• “I hope you’re doing well.” — Bu opsiyonel cümleyi e-postanın başında, selamlama cümlesinden sonra kullanabilirsin.

• “I hope this email finds you well.” — Bu cümle de bir öncekine benzer ama çok daha resmi bir ton kullanır.

• “I just wanted to update you on…” veya “I just wanted to let you know that…” — Bu ikisi, alıcının zaten bildiği bir konu hakkında küçük bir not düşmek için e-posta gönderiyorsan e-postana başlamanın harika bir yoludur.

• “Thank you for your time.” — E-postayı imzalamadan önce alıcıya zaman ayırdığı ve yardımları için teşekkür etmenin iyi bir yoludur.

• “Sincerely,” — Bu sözcük genellikle imza kısmında isminden önce ve sıklıkla da resmi e-postalarda kullanılır (patronuna gönderdiklerin gibi). Samimi olmak, söylediğin şeyde ciddi olduğunu ifade eder.

İş e-postası örneği

İşte bir iş arkadaşına yazacağın e-posta yaklaşık olarak böyle olmalıdır:

Subject: Friday Lunch Meeting Time Changed to 11:30 a.m.

Hello Sally,

I hope you’re doing well today. This is [Adın], from the marketing department. I wanted to update you on the lunch meeting we are having on Friday. The Friday lunch meeting has been moved from 11:00 a.m. to 11:30 a.m.

Please let me know if you will be able to attend the meeting at this new time.

Thank you for your time and I hope to see you there.

Sincerely,

[Adın]

Tanıdığın Birisine İngilizce Mail Yazma

Tanışmış olduğun ama yakından tanımadığın kişiye tanıdık denir. Arkadaşın olduğunu söyleyemeyeceğin ama tam olarak yabancı da olmayan bir kişidir.

Telefonla aramak ya da metin mesajı göndermek kadar kişisel olmadığı için e-posta, bir tanıdıkla iletişim kurmanın harika bir yoludur. E-posta göndermek, uzun zamandır konuşmamış olduğun bir kişiyle iletişim kurmak ya da yakın zamanda tanıştığın bir kişiyle irtibatı koparmamak için iyi bir yöntemdir.

Muhtemelen ekleyeceğin kısımlar

Tanıdığın bir kişiye göndereceğin e-posta, bir iş arkadaşına göndereceğin e-postadan daha az resmi ve biraz daha kişiseldir. Kendin ve bu e-postayı neden gönderdiğin hakkında daha fazla bilgi ekleyebilirsin—ve bazı durumlarda da eklemelisin.

Çok iyi tanımadığın birisine e-posta gönderirken şunları eklemeyi unutma:

• Bir selamlama: Her zaman olduğu gibi önce merhaba de! Ne kadar iyi tanıdığına bağlı olarak yazdığın kişinin adını ya da soyadını kullanmaya karar verebilirsin.

• Seni nereden tanıdıklarını hatırlat: Alıcı ile nereden tanıştığını veya en son nerede görüştüğünüzü belirt, böylece kim olduğunu anlayacaktır.

• Alıcı hakkında olumlu bir bilgi: Bu tanıdığını son gördüğünde sohbetinizin ne kadar harika olduğundan bahsedebilir ya da aldığı terfi veya yeni işi için onu tebrik edebilirsin. Bu kişi hakkında küçük bir detay ekleyerek önemsediğini göstermek hoş bir jesttir.

• Yazma nedenin: Bu e-postayı yazma nedenin ne? Alıcının nasıl olduğunu sormak ya da bir konuda yardım istemek olabilir. Nedenlerini açıkça belirt.

• İmzan: Alıcıya nazikçe kendisinden cevap beklediğini belirt ve adını yazarak imzala.

Sıkça kullanılan sözler

• “Long time no see.” — Eğer alıcıyı uzun süredir görmediysen bu son derece günlük cümleyi e-postanın başında kullanabilirsin.

• “I’d love to catch up.” — “To catch up” fiil öbeği, birisiyle son konuştuğundan bu yana meydana gelen şeyler hakkında konuşmak anlamına gelir. Bir süredir görüşmediğin bir kişiye yazıyorsan kullanabileceğin iyi bir sözdür.

• “Keep in touch.” — Bu deyim, alıcı ile arada sırada konuşmanın seni mutlu edeceği anlamına gelir. Yakın zamanda tanışmış olduğun birisine yazarken kullanabileceğin iyi bir cümledir.

• “I look forward to hearing from you.” — Adını yazarak e-postayı imzalamadan önce, bir cevap almayı beklediğini göstermek için bu sözcüğü kullanabilirsin. Bunun az da olsa daha günlük alternatifi olan “Looking forward to hearing from you” cümlesini de kullanabilirsin.

• “Best wishes,” — Bir tanıdığa yazdığın e-postada “sincerely” demek çok resmi durabilir. Bunun yerine, kapanış olarak bu sözü ya da alternatif olarak “Best” yazabilir ve bir alt satıra da ismini yazabilirsin.

Tanıdığa yazılan e-posta örneği

İşte bir tanıdığa yazacağın e-posta yaklaşık olarak böyle olmalıdır:

Hi Simon,

This is [Your Name]—we met at the New Year’s party at Sally’s last year. Long time no see! Congratulations on your recent promotion, you deserved it for all the hard work you do.

I’m emailing to see if you’d like to meet up sometime to catch up. I’m in your city for a few weeks and I would love to chat with you.

I look forward to hearing from you.

Best wishes,

[Adın]

Arkadaşına İngilizce Mail Yazma

Bu günlerde arkadaşlarımızla konuşmak için bir sohbet programının metin mesajlaşma işlevini kullanıyor ya da onlara SMS gönderiyoruz. Ama bazen e-posta en iyi tercih olmaya devam eder.

Eğer yazdığın metin bir metin mesajına sığmayacak kadar uzunsa, mesajına birden fazla bağlantı ya da eklenti eklemek istiyorsan ya da arkadaşınla farklı ülkelerde yaşıyorsan bir e-posta göndermek isteyebilirsin.

Muhtemelen ekleyeceğin kısımlar

Arkadaşlarına göndereceğin e-postalar oldukça günlük bir dille yazılır ve her zaman belirli bir yapıya bağlı kalması gerekmez. Yine de arkadaşının seni anladığından emin olmak için e-postana ekleyebileceğin bazı şeyler mevcut:

• Bir selamlama: Konuya girmeden önce merhaba de!

• E-postayı yazma nedenin: Mesaj yazmak yerine neden e-posta göndermeyi tercih ettiğini açıklayabilir ya da doğrudan paylaşmak istediğin şey hakkında yazmaya başlayabilirsin.

• Bir imza: Bir arkadaşına e-posta gönderirken adını yazman her zaman gerekmez. Bunun yerine “talk to you later” yazabilir ve öylece e-postayı sonlandırabilirsin.

Sıkça kullanılan sözler

• “How’s it going?” — Arkadaşına merhaba demenin ve onun nasıl olduğunu sormanın günlük bir yoludur.

• “Just wanted to tell you…” — E-postana başlamanın iyi bir yoludur. Bu sözcüğün başında olması gereken “I” zamirinin eksik olduğunu fark etmiş olabilirsin. Bunun nedeni, arkadaşına onunla konuştuğun gibi yazabilecek olmandır.

• “Talk to you later.” — Bunun yerine TTYL kısaltmasını da kullanabilirsin.

Sık Kullanılan İnternet Kısaltmaları. Tıpkı CC ve BCC’de olduğu gibi kısaltmalar bir sözü oluşturan her bir sözcüğün baş harflerinden oluşur. Bu kısaltmaların bazıları internette konuşurken sıkça kullanılır ve bunları bilmek sana yardımcı olabilir. Bir espri yapıyorsan “laughing out loud” manasına gelen “lol” kısaltmasını kullanabilirsin. Ya da bir şeye hayret ettiysen “oh my god” manasına gelen “omg” kısaltmasını kullanabilirsin. Sana hangisi doğal geliyorsa öyle yaz! E-postanın uzun bir metin mesajı olduğunu düşünebilirsin.

Arkadaşa yazılan e-posta örneği

İşte bir arkadaşına yazacağın e-posta yaklaşık olarak böyle olmalıdır:

Hey Sam,

How’s it going? I was going to text you, but then I realized I had too much to say!

Sorry I didn’t answer your text right away earlier, I was at a lunch meeting. It was soooo boring lol. After the meeting we had pizza and soda though, so everyone was happy.

You know that I’m visiting New York atm*, right? Well I’m meeting with an old friend tomorrow and I wanted to get your thoughts on it. He’s the guy I met last year at that awesome New Year’s party. The one with the really nice shoes, remember?

And guess what. I have no idea how I should dress. Help!

[Adın]

*Not: ‘atm’ açılımı “at the moment” şeklindedir ve “şimdi” anlamına gelir.

Tüm bu sözler ve e-posta kısımları ile artık İngilizce mail yazma sanatını keşfettin—ister bir arkadaşına, ister bir tanıdığa ya da iş arkadaşına!