как-написать-email-английский

Как написать электронное письмо на английском языке: 18 важных советов и 3 примера

За последние несколько лет Интернет сильно изменился.

От MySpace к Facebook, от Ask Jeeves к Google — старые сайты исчезают, на их место приходят новые.

Приложения, смартфоны и социальные сети стали исключительно популярны, но кое-что не изменилось: электронная почта.

И сегодня необходимо иметь адрес электронной почты, и сегодня люди отправляют электронные письма практически каждый день.

Вот почему очень важно уметь составлять качественные и понятные электронные письма на английском языке. Это может помочь вам найти работу, завести друзей, поступить в университет и многое другое.

Если вы впервые пишете электронное письмо на английском языке, то обязательно прочитайте наше руководство для начинающих.

А после него переходите к этой записи, чтобы узнать полезные тонкости составления электронных писем и правила хорошего тона, разобраться в структуре электронного письма и найти подробные примеры электронных писем на английском языке.

Готовы? Ну, тогда давайте начнем!

Как написать электронное письмо на английском языке: 18 важных советов и 3 примера

Learn a foreign language with videos

Пишем электронное письмо по-английски: общие моменты

1. Убедитесь, что писать электронное письмо действительно необходимо

Как и большинство других советов в этом разделе, он может показаться очевидным. Впрочем, порой мы забываем про самые базовые моменты.

Так что просто спросите себя: «Можно ли как-то быстрее уладить эту ситуацию?» Многие люди ежедневно получают десятки и даже сотни электронных писем, так что убедитесь, что именно электронное письмо будет самым быстрым, понятным и эффективным способом решить появившийся у вас вопрос.

Например, если вы пишете коллеге или другу, с которым часто видитесь, то, возможно, проще было бы просто переговорить с этим человеком лично, или отправить СМС, или просто позвонить по телефону.

Если же вы решили, что лучше всего подойдет именно электронное письмо, то не спешите отправлять его — сперва прочитайте эту статью!

2. Используйте разные адреса электронной почты для работы и личных дел

Конечно, этот совет подходит не всем, но если вы можете сделать так, то вреда от этого не будет, а вот пользы — в избытке.

Устроившись на работу, вы, скорее всего, получите специальный, фирменный адрес электронной почты. В этом случае проблема решена просто и элегантно: фирменный адрес используйте для рабочих вопросов, а свой собственный — для всех остальных.

Если у вас есть такой «деловой» адрес электронной почты, то он сам по себе сделает ваше письмо более внушительным и профессиональным. Это хорошо, когда вы пишете официальное письмо, и не очень, если вы общаетесь с другом. Вот почему стоит иметь два разных адреса.

Опять же, если у вас есть два разных адреса электронной почты, то не смешивать работу и личную жизнь вам будет немного проще.

3. Пишите понятно, кратко и вежливо

Опять же, повторим: многие люди получают ежедневно много, очень много электронных писем. Если ваше письмо сложно читать, если оно очень длинное или полным-полно отрицательных эмоций, то на него могут и не ответить сразу же. Откровенно говоря, вам и вовсе могут «забыть» ответить или просто удалить письмо сразу.

Поэтому обязательно как можно быстрее переходите к сути дела и избегайте грубостей.

Поставьте знак равенства между электронным письмом и сочинением (только куда более коротким), и вы наверняка добьетесь хороших результатов. В сочинении, как вы помните, необходимо обозначить тему, предоставить аргументы за или против и подвести итог.

Автор этой статьи и сам испытывает определенные сложности с этим делом. Как правило, пишет-то он вежливо, но вот в плане «кратко» испытывает проблемы, в чем сам и признается. Поэтому, написав электронное письмо, он начинает его проверять и старается ужать текст минимум процентов на 20, пытаясь убрать все лишнее и ненужное.

4. Не пишите электронные письма, пока вас переполняет злость

Бывает очень сложно удержаться от соблазна написать письмо, когда вы злы или раздражены. Тем не менее именно так и стоит поступить.

Если вы злитесь, то постарайтесь подождать, пока не успокоитесь, и только после этого принимайтесь за письмо. Лучше уж подождать день-другой, чем лишиться работы или потерять друга, сказав в пылу гнева что-нибудь глупое.

5. Используйте короткие предложения

Опять же, автор статьи и с этим испытывает определенные проблемы. Уж очень он любит писать длинные и распространенные предложения, в которых читатели скорее запутаются, чем разберутся. Это особенно актуально в тех случаях, когда читателем оказывается человек, для которого английский язык — не родной.

Автор этой статьи преподает английский в Коста-Рике. В испанском языке длинные предложения с кучей запятых — это норма. Такая разница не упрощает жизнь, особенно когда нужно переводить с испанского на английский.

Итак, вот вам добрый совет: пишите короткими предложениями. В английском языке это не будет считаться дурным тоном, наоборот — короткие и простые предложения там ценят и любят. Вспомните хотя бы авторский стиль Хемингуэя!

Если вы уже уверенно пишете по-английски, то можете использовать и более грамматически сложные предложения. Но, опять же, если вы уже хорошо владеете английским языком, то вам, кажется, все эти советы уже не нужны!

Если вы хотите научиться лучше работать с длинными и сложными предложениями, вам поможет FluentU — это отличный ресурс, который покажет вам все способы составления предложений на английском языке. FluentU использует самые обычные видео и превращает их в индивидуальные языковые уроки. Вы можете найти множество видео с субтитрами (комментариями, призванными помочь вам разобраться в теме, совсем как в обучающих видео). Такие видео отлично показывают, как надо использовать предложения, чтобы выразить сложные и глубокие мысли.

6. Старайтесь не пересылать письма и не отвечать всем адресатам сразу

Функция «Переслать» может стать как благословением, так и проклятием. Что и говорить, очень удобно, когда можно быстро переслать нужную информацию кому-то новому. Впрочем, если адресат указан с ошибкой, то эта опция станет лишь источником раздражения. Это же самое справедливо и для опции «Ответить всем».

Если вам нужно переслать электронное письмо, то тщательно проверьте, что именно вы пересылаете. В ряде случаев письмо может содержать личную, конфиденциальную или просто излишнюю и неуместную информацию, так что вполне уместно будет заранее от всего этого избавиться.

Опять же, некоторые программы для работы с электронной почтой отфильтровывают письма с пометкой Fwd в теме, а то и даже помещают их папку «Спам» или же и вовсе отказываются доставлять.

А когда вы жмете на кнопку «Ответить всем», то внимательно смотрите на список получателей вашего письма. Вполне возможно, что там есть люди, которым оно совершенно не нужно. Поверьте, получать письма на темы, никак с вами не связанные, не очень приятно.

7. Используйте спеллчекеры (встроенные модули проверки орфографии)

У большинства программ для работы с электронной почтой такой функционал есть, так что обязательно проверяйте свои письма на грамотность перед отправкой.

А если у вас именно та программа, где нельзя проверить правильность написания слов, то вы можете воспользоваться браузерным расширением типа Grammarly.

Чтобы получить доступ к самой точной версии Grammarly, вам нужно оформить подписку на Grammarly Premium, которая выделяет и предлагает варианты исправления более «продвинутых» проблем с английским языком.

8. Остерегайтесь подписей

Многие люди добавляют «прикольные» или «классные» подписи в конце электронных писем. Зачастую в этих подписях указывается контактная информация (например, номера телефонов или адреса электронной почты). Это может быть полезно, но если ваши письма кому-то перешлют, то эта информация может попасть к людям, которых вы не знаете, а то и вовсе к тем, кому бы вы сами все это ни за что не рассказали!

Опять же, если вы будете получать и пересылать несколько писем, и в каждом из них будет ваша подпись, то длина цепочки сообщений будет с каждым разом увеличиваться все сильнее и сильнее. В общем, есть все аргументы в пользу того, чтобы не добавлять в некоторые электронные письма свою подпись.

Ну а если вы очень хотите использовать подпись, то пусть она будет простой и без вашей личной информации.

9. Если у вас есть такая возможность, попросите носителя языка проверить ваше письмо

Если вы знаете носителей английского языка, если у вас есть друзья, которые очень хорошо владеют английским, то вы можете попросить их проверить ваше электронное письмо перед отправкой. Это будет особенно полезно, если письмо о чем-то важном.

Если вы ходите на курсы английского или учите его в ином учебном заведении, то можно даже попросить учителя проверить письмо — только просите вежливо и не забудьте про волшебное слово «пожалуйста»!

10. Внимательно прочитайте письмо перед отправкой

Что и говорить, выход на носителя языка есть далеко не у всех и далеко не всегда. Поэтому не помешает самостоятельно проверить свое электронное письмо! Это, к слову, поможет вам и язык подтянуть.

Попробуйте прочитать свое письмо вслух. Во-первых, это поможет вам отработать произношение, что никогда не бывает лишним. Во-вторых, это поможет вам на слух распознать ошибки в грамматической структуре предложений.

Наконец, это даст вам понять, как «воспринимается» ваше письмо. Если оно слишком длинное или сложное для чтения вслух, то стоит сделать его короче и проще.

11. Дважды проверьте электронные адреса всех получателей

Итак, автор этой статьи живет в Коста-Рике. В этой стране очень много однофамильцев, настолько много, что если вы думаете, что их много в вашей стране, то вы, скорее всего, немного заблуждаетесь.

Что уж там, не раз и не два автору этой статьи доводилось преподавать одновременно сразу нескольким студентам, которые были полными тезками (у которых совпадали имя и фамилия). Как следствие, не раз и не два автор ошибался, отправляя электронные письма не тем, кому надо было.

Поэтому проверить и перепроверить адрес электронной почты не помешает.

Структура электронного письма на английском языке: тонкости и хитрости

Итак, вы учли все советы из предыдущего раздела. Теперь вам осталось, собственно говоря, написать само письмо. Как это сделать?

У электронных писем есть определенная структура, которой стоит придерживаться. О ней мы расскажем далее.

12. Укажите тему письма

Удивительно, конечно, но многие люди игнорируют этот момент. А ведь надо не просто указать тему письма, но и сделать это максимально конкретно.

Например, тема «Вопрос» — это не путь мудрости, а вот «Вопрос о расписании на пятницу группы №123» — это уже куда как лучше. Так получатель сможет понять, о чем письмо, даже не открывая его.

13. Начните с подходящего случаю приветствия

Вежливость — наше все, а потому обязательно начните электронное письмо с подходящего приветствия. Если вы хорошо знаете адресата, а письмо ваше скорее неформальное по стилю, то можно обойтись чем-то вроде “Hey [First Name]”.

Чтобы не прозвучать официально, вполне подойдут “Hi [First Name]” или “Hello [First Name]”.

Если же вы не очень хорошо знаете получателя (например, когда пишете запрос в техподдержку), то можно написать что-то вроде “To Whom It May Concern”.

Обратите внимание, что, как правило, после приветствий в английском языке идет запятая. Согласно различным авторитетным источникам (например, сайту Business Writing) после приветствия в личных письмах, в том числе и электронных, ставится запятая, тогда как точка ставится после приветствия в деловых и официальных письмах.

Впрочем, на практике никто и на запятую не обидится, если вы вдруг забудете это правило.

14. Обращайте внимание на пунктуацию

Каждое предложение должно начинаться с большой буквы. Обязательно ставьте точки или другие подходящие знаки препинания в конце каждого предложения.

Это вроде бы и мелочи, но именно из мелочей и складывается общее впечатление.

15. Подумайте, где будет место для обмена любезностями

Если вы знаете человека, которому пишете электронное письмо, то не лишним будет оставить в письме и немного места для обмена любезностями и непринужденной беседы ни о чем. Например, тут можно спросить о здоровье родственников, общих друзьях или общих увлечениях. Вопрос лишь в том, когда и где написать об этом?

Автор этой статьи предпочитает переходить к таким разговорам о погоде и прочем после обсуждения деловых вопросов. Если автор просит в письме об услуге, то сперва он излагает свою просьбу, а затем начинает вести светскую беседу.

Впрочем, у других людей и в других культурах все может быть иначе, и тогда сперва придется поговорить обо всем и ни о чем сразу, а затем уже переходить к делу. Иными словами, учитывайте, кому вы пишете.

16. Не начинайте письмо, если не знаете, как вы его закончите

Составляя электронное письмо, не упускайте из вида цели и задачи, стоящие перед вами. Если вы задаете вопрос, то основной акцент в письме должен стоять именно на нем. Если вы просите об одолжении, то необходимо очень четко написать, о чем именно вы просите и как именно получатель письма может помочь вам.

Представьте себя на месте адресата: смогли бы вы сразу же понять, что именно вам нужно сделать в ответ на такое письмо?

17. Отделяйте абзацы друг от друга пустыми строчками

Если вы проигнорируете этот совет, то у вас получится огромная стена текста. Не жалейте усилий, нажмите пару раз кнопку «Ввод», чтобы отделить абзацы друг от друга. Так получателю будет гораздо проще читать ваше письмо.

18. Подходящим случаю образом завершите ваше письмо

Кое-какие примеры вы найдете ниже, но обязательно убедитесь, что вы попрощались подходящим случаю образом. Иными словами, если вы пишете письмо боссу, то заканчивать его словами «С любовью, <ваше имя>» не стоит.

Да-да, не стоит заканчивать письмо любимой бабушке словами «С уважением и на надеждой на дальнейшее сотрудничество, <ваше имя>». И уже тем более не используйте текст «<ваше имя>» вместо, собственно, вашего имени. А если вас зовут Райан Ситцман, то обязательно свяжитесь с автором этой статьи — он хочет открыть клуб своих полных тезок.

Итак, теперь давайте применим все эти советы на практике!

Как написать любое из 3 самых распространенных типов электронных писем в английском языке

И еще кое-что: как уже было сказано в первом разделе, если вы пишете очень важное электронное письмо — например, если вы хотите поступить в университет или выразить свои искренние соболезнования по случаю смерти того или иного человека, то вам определенно стоит проверить свое письмо у носителя английского языка перед отправлением.

1. Личное электронное письмо: первое знакомство

Многие люди все еще пишут формальные деловые электронные письма, и в наши дни осталось не так уж и много причин написать электронное письмо именно и в личном, персональном стиле. Немалая часть повседневного общения проходит через чаты, приложения, СМС и другие каналы. Впрочем, еще остались ситуации, когда изучающему английский язык человеку будет просто необходимо написать личное электронное письмо.

Общие правила:

  • Вежливость: вам вовсе не нужно использовать официальный стиль, однако произвести впечатление человека вежливого и дружелюбного не помешает. А потому, если вы просите о чем-то в письме, обязательно делайте это вежливо. Вместо фразы “Write me back”, к примеру, напишите что-то вроде “If you have a chance, I’d love to hear back from you” или даже “Please write back when you have a chance”.
  • Приветствия: здесь можно обойтись чем-то вроде “Dear [First Name]”.
  • Прощания: подойдут “Thanks,” “See you soon!” или даже короткое предложение вроде “I’m really looking forward to meeting you in person”. Обязательно подпишитесь, даже если ваше имя уже есть в подписи к электронному письму.
  • Обыденность: электронные письма такого типа допускают использование шуток и прочих комментариев в неформальном стиле. Впрочем, вам все равно следует следить за стилем письма, особенно если вы не очень хорошо знаете получателя.

Пример личного электронного письма:

Давайте представим, что вы собираетесь отправиться на учебу в США, Канаду или любую другую англоговорящую страну, где будете жить у принимающей семьи. Компания, организующая поездку, дала вам контакты этой семьи, и теперь вам надо познакомиться с ними и представиться.

Вот что вы можете отправить:

Dear Smith Family,

Hello, my name is John. I received a confirmation letter from the exchange organization today. It said I’ll be staying with you for two months later this year. I wanted to introduce myself so you can know a bit more about me.

I’m 18 years old. I like listening to rock music, playing basketball and reading comic books. I will graduate from high school later this year, and I hope to go to college next year. I’ve never traveled outside of my country, so meeting you and visiting your country will be an exciting, new experience for me!

I’d also like to know more about you, so if you have a chance, please write back at this email address. If you have any questions for me, I’d be happy to answer them.

Thanks again for agreeing to host me—I’m very excited to meet you in person!

John

2. Полуофициальное электронное письмо: просьба организовать встречу

Это очень распространенный тип писем, особенно если вы учите английский язык, скажем, в колледже или университете. Вам может понадобиться написать письмо учителю и договориться о, скажем, консультации.

Общие правила:

  • Длина: опять же, не надо разливать воду по тексту. Это особенно актуально, если вы хотите найти время, которое подойдет сразу нескольким людям, а потому вынуждены отправить несколько писем. Пусть все они будут короткими и понятными.
  • Уважительность: помните, что вы просите получателя письма оказать вам услугу, а потому пишите со всем полагающимся уважением и не требуйте, а просите.
  • Приветствия: используйте формальные или полуформальные приветствия. Сойдет и “Dear ~”, но вместо имени получателя напишите его или ее должность (Mr., Mrs., Ms., Dr., Prof. etc.) и фамилию.
  • Прощания: в зависимости от вашей цели, конечно, можно воспользоваться и полуформальной формулой прощания: “Thanks”, “Hope to hear from you soon” или “Thanks in advance”. Если вы пишете человеку, с которым уже общались лично, то можно обойтись и чем-то менее формальным — например, “Have a great weekend”.
  • Понятность: если вы хотите назначить встречу на какой-то конкретный день, то из вашего письма должно быть на все 100% понятно, о каком дне и каком времени идет речь. Также постарайтесь предоставить несколько вариантов на выбор: если ваш лучший вариант не подойдет получателю письма, он сможет выбрать что-нибудь другое.

Пример полуофициального электронного письма:

Dear Professor Smith,

I really enjoyed your Introduction to Writing Course, and I was interested in continuing by taking the Advanced Writing Course next semester. I’d like to meet with you to ask a few questions about the course, and also to get more information about the scholarship for international students.

Would it be possible to meet with you at your office sometime next week? I’m available during your regular office hours on Monday and Wednesday (2-5 p.m.), but if you’re busy on those days, I could also meet any time on Tuesday or on Friday afternoon. Please let me know what day and time would work best for you.

Thanks very much for your time and help!

John Johnson

3. Формальное электронное письмо: пишем о проблеме с чем-то

Автору этой статьи часто приходится отправлять письма на эту тему, о чем он, кстати, сожалеет, что и понятно: проблемы с приложениями, товарами и чем угодно еще — это всегда неприятно. А еще бывает и так, что процесс общения с сотрудниками техподдержки оказывается… излишне сложным, скажем так. Тем не менее понятное и вежливое электронное письмо поможет вам быстрее решить все проблемы.

Общие правила:

  • Вежливость: опять же, важно быть максимально вежливым. Сами подумайте: сотрудники техподдержки ежедневно сталкиваются с десятками, сотнями жалоб! Так что запаситесь терпением и вспомните про сочувствие. В конце концов, ваше письмо будет читать такой же человек, как и вы.
  • Официальный стиль: забудьте про шутки, сленговые словечки и все остальное, что не входит в формальный стиль.
  • Понятность: все должно быть описано максимально понятно, и не забудьте про все соответствующие подробности!
  • Просьбы: опишите, какой ответ или результат вы ожидаете получить. Или, как еще говорят, разместите в вашем письме «призыв к действию». Например, если купленное устройство не работает, напишите, что вы хотите вернуть деньги или получить новое устройство на замену. Обязательно укажите, о чем именно вы просите.
  • Приветствия: поздороваться можно фразой “To Whom It May Concern”, так как все равно вы вряд ли знаете, как будут звать сотрудника техподдержки, который возьмет вашу заявку. Впрочем, если вы точно знаете имя, то сгодится и фраза вроде “Dear [Title] [Last Name],” как и в письме полуофициального стиля.

Если все это кажется слишком формальным, то попробуйте что-то вроде “Good Morning/Afternoon/Evening.” Это может сделать письмо более дружелюбным на вид, и тогда его получатель может оказаться благосклоннее к вашим просьбам или жалобам.

  • Прощания: здесь лучше всего подойдет просто “Sincerely”. Если же ситуация допускает менее формальный стиль (например, если вы уже общались с этим сотрудником техподдержки), то можно и просто поблагодарить.
  • Примеры: не помешает показать ваше письмо носителю языка, чтобы тот его проверил, а еще можно поискать шаблоны и примеры писем соответствующего стиля. Вы без проблем найдете множество различных примеров в Интернете, в том числе и те, которые оптимально подойдут ко сложившейся у вас ситуации.

Пример формального письма:

To Whom It May Concern,

I recently bought a toaster from your company, but unfortunately it appears that the heating element isn’t working correctly.

For reference, the model number is TOS-577, and I bought it on May 1, 2016 at the Toaster Emporium in New York City. I returned the toaster to the store, but they said I should contact you because the model had been an “open-box” discontinued model. Because of that, they weren’t able to offer a refund or exchange.

I can understand the Toaster Emporium’s position, but the toaster shouldn’t have broken so soon. It is still covered under your company’s one-year warranty, so I would like to exchange the toaster for a working model. If that isn’t possible I would like to receive a refund. Please let me know what steps I need to take for this to happen.

Thanks very much for your help with this situation.

Sincerely,
John Johnson

Ну, вот и все! Если вы не будете забывать про все эти советы, работая над электронными письмами, то сможете стать самым настоящим email-экспертом.

Если же вам нужна дополнительная помощь на эту тему, а также если вы хотите улучшить навык письма на английском языке в целом, посетите сайт Inklyo. Там вы найдете пособия и учебники, посвященные всем тонкостям письма на английском языке, в том числе и специальные руководства на тему составления качественных электронных писем.

Приятных вам писем!


Райан Ситцман преподает английский и (иногда) немецкий языки в Коста-Рике. Он увлекается преподаванием, кофе, путешествиями, языками, копирайтингом, фотографией, книгами и фильмами, причем в свободном порядке. Узнать о нем больше или связаться с ним можно через сайт Sitzman ABC.

Если вам понравилась эта статья, что-то подсказывает мне, что вам понравится и FluentU – лучший способ изучать английский язык с помощью видеороликов о настоящей жизни.

Погружение в английский язык онлайн!

Comments are closed.