английский-в-электронных-письмах

Руководство для начинающих: пишем электронные письма друзьям, коллегам и новым знакомым

Мы постоянно пишем СМС и текстовые сообщения другим людям.

Иногда даже звоним им — здорово, правда?

Но порой бывает и так, что нужно сесть и написать электронное письмо.

Электронные письма заметно отличаются от обычных писем, текстовых сообщений и телефонных звонков. Более того, электронные письма друзьям будут написаны совсем не так, как электронные письма вашим коллегам.

Чтобы составить понятное и не оскорбительное электронное письмо, вам нужно получить определенное представление о том, как они вообще пишутся в английском языке. Именно поэтому мы и написали для вас это простое и понятное руководство.

Прочитав его до конца, вы узнаете несколько полезных английских слов и фраз, использующихся для составления электронных писем, научитесь писать электронные письма коллегам по работе, друзьям и просто знакомым (таким, с которыми вы встречались всего раз или два).

Самое подробное руководство по составлению электронных писем на английском языке

Это классика, это надо знать: лексика электронных писем

Если интерфейс программы или сервиса, где вы работаете с электронной почтой, сейчас отображается на вашем родном языке, то смените его на английский, чтобы выучить новые слова. Так как вы уже знаете, где и какие элементы интерфейса находятся, то сразу поймете, что значат эти слова.

Например, вот четыре слова, которые вы можете выучить, просто лишь изменив язык интерфейса на английский:

  • Subject: тема письма, его заголовок.
  • Recipient: получатель, тот, кто его получит.
  • Attachment: вложение, приложение — любой файл, который вы отправляете вместе с электронным письмом.

Просто, не правда ли? Теперь вы знаете на целых четыре слова больше, и на все это ушла всего лишь одна минута!

Впрочем, есть у электронных писем и такой аспект, значение которого некоторые люди (и даже носители языка, да-да) не знают или не понимают: речь идет про поля CC и BCC. Когда вы добавляете адрес электронной почты в поле CC, то письмо отправится и этому получателю. А вот если добавить этот адрес в поле BCC, то адресат все равно получит письмо, просто все остальные получатели письма не будут об этом знать.

Но, собственно, что значат CC и BCC? Это акронимы (acronyms) — аббревиатуры, составленные из первых букв каждого слова, составляющего фразу. В данном случае речь идет про фразы “carbon copy” (точная копия) и “blind carbon copy” (слепая копия).

CC: Carbon copy

До эпохи электронных писем «точными копиями» (carbon copy ) назывались копии машинописных документов, созданные с использованием копирки (копировальной бумаги). Возможно, вы и сами успели застать ее — может, видели на работе или даже нашли в своей чековой книге. Это такие листы из тонкой серой бумаги, с одной стороны которых есть слой чернил — именно этой стороной копирку нужно прикладывать к чистому листу бумаги.

Исходный документ надо положить с другой стороны копирки. Дальше принцип такой: вы будете набирать текст (на печатной машинке или от руки), и чернила копирки будут отпечатываться на чистом листе, создавая тем самым копию. Посмотрите это видео, чтобы получше разобраться, что да как.

В общем, тут все понятно: точная копия — она и в Африке точная копия, так что с помощью поля CC вы отправите дополнительному адресату точную копию письма.

BCC: Blind carbon copy

А что же слепая копия? Когда-то давно, когда в ходу еще были только печатные машинки, секретари создавали точные копии документов, но имена получателей вписывали лишь после завершения работы над копией. Соответственно, никто не знал (ну, кроме секретаря), кто еще получил копию того же самого документа. Если кто-то слеп, то этот кто-то ничего не видит, так что название в целом логичное.

Использовать поле BCC имеет смысл, когда вы отправляете электронное письмо большому количеству получателей, которые едва ли обрадуются, узнав, что их адрес электронной почты теперь есть у всех остальных получателей письма. Также можно использовать поле BCC, когда вы хотите показать тому или иному адресату содержание письма, но не хотите, чтобы этот человек принимал участие в его обсуждении.

Итак, все основные части электронных писем мы рассмотрели. Ну, что, начнем теперь писать электронное письмо на английском языке?

Составление электронных писем на английском языке: основы

Вот несколько базовых фактов, связанных с составлением электронных писем:

  • Как правило, электронные письма короче обычных писем, но длиннее текстовых сообщений (например, СМС).
  • Электронные письма не настолько же срочные (важные, требующие немедленной реакции), как звонок по телефону или личное обращение к человеку.
  • В зависимости от того, кому вы пишете письмо, итоговый результат будет выглядеть по-разному. Тут все как в обычной речи: мы по-разному общаемся с разными людьми, так что и электронные письма разным адресатам тоже будут отличаться.

Соответственно, перед началом составления электронного письма необходимо спросить себя, почему вы решили использовать именно этот канал связи, а не позвонили или не написали обычное письмо. Возможно, на этом этапе вы решите, что текстовое сообщение или звонок действительно будут более уместными.

Читайте дальше, чтобы узнать, как писать электронные письма коллегам, друзьям и знакомым.

Пишем электронное письмо по-английски коллегам или начальству

В рабочей обстановке электронные письма часто используются для организации собраний и встреч. И это вполне логично: в одном письме может быть указана вся необходимая информация, а разослать письмо всем коллегам гораздо проще и быстрее, чем рассказывать им обо всем лично.

Электронные письма в рабочей обстановке полезны и тогда, когда вам нужно задать вопрос, на который, впрочем, вы не ждете ответа сразу же. Опять же, с помощью электронного письма очень удобно отправить занятому человеку сообщение, которое тот сможет прочитать позже. Такие письма должны быть понятными и короткими.

Что еще можно добавить в письмо

«Рабочее» электронное письмо во многом похоже на «деловое» письмо, хотя есть в нем и уникальные моменты.

В вашем электронном письме должны быть следующие элементы:

  • Приветствие: поздоровайтесь и назовите человека, которому вы пишете, по имени.
  • Введение/представление: если человек, которому вы пишете, вас не знает, то необходимо быстро представиться.
  • Цель письма: побыстрее переходите к делу и объясните, зачем вы написали это письмо.
  • Подробности: укажите лишь те подробности, которые получателю письма необходимо знать в связи с обсуждаемым вопросом. Если после прочтения письма от вы ожидаете, что получатель выполнит какое-то действие, то напишите здесь и об этом.
  • Подпись: в конце электронного письма не забудьте подписаться.

Распространенные фразы

  • “I hope you’re doing well” — вы можете использовать эту опциональную фразу в начале письма, сразу после приветствия.
  • “I hope this email finds you well”это предложение имеет тот же смысл, что и предыдущее, но звучит гораздо более формально.
  • “I just wanted to update you on…” или “I just wanted to let you know that…” — эти фразы являются замечательными способами начать электронное письмо в тех случаях, когда вы отправляете небольшой комментарий о чем-то, о чем получатель письма уже в курсе.
  • “Thank you for your time”не лишним будет поблагодарить людей за время, потраченное на чтение вашего письма! Этой фразы самое место в конце письма, сразу перед подписью.
  • “Sincerely,” — это слово часто используется непосредственно перед вашим именем в подписи, причем преимущественно в официальных, формальных письмах (например, в письме начальнику). Этим словом вы даете понять, что говорите искренне.

Пример рабочего электронного письма

Электронное письмо коллеге по работе может выглядеть примерно так:

Subject: Friday Lunch Meeting Time Changed to 11:30 a.m.

Hello Sally,

I hope you’re doing well today. This is [Your Name], from the marketing department. I wanted to update you on the lunch meeting we are having on Friday. The Friday lunch meeting has been moved from 11:00 a.m. to 11:30 a.m.

Please let me know if you will be able to attend the meeting at this new time.

Thank you for your time and I hope to see you there.

Sincerely,

[Your Name]

Пишем электронное письмо по-английски знакомым

Знакомые — это люди, которых вы вроде как знаете, но не очень хорошо: не друзья, но и не незнакомцы.

Электронные письма просто замечательно подходят для общения со знакомыми, вы они не настолько личные, как звонок по телефону или СМС. Электронные письма — это отличный способ связаться с кем-то, с кем вы уже давно не общались, или общаться с кем-то, с кем вы повстречались на каком-нибудь мероприятии.

Что можно включить в такое письмо

Электронное письмо знакомому будет менее формальным, чем письмо коллеге, и более личным. Вы можете (а в ряде случаев это и вовсе будет обязательным) добавить больше деталей о том, кто вы и почему пишете.

Когда вы пишете электронное письмо кому-то, кого не очень хорошо знаете, то обязательно используйте следующие элементы:

  • Приветствие: как обычно, первым делом необходимо поздороваться! В зависимости от того, насколько хорошо вы знаете получателя, вы можете обратиться к этому человеку как по имени, так и по фамилии.
  • Напомните, где вы познакомились: упомяните, где вы встретились или когда в последний раз видели, чтобы получатель письма понял, кто вы такой.
  • Скажите что-нибудь позитивное про получателя письма: вы можете упомянуть, как душевно вы поговорили, когда виделись в прошлый раз, или поздравить получателя письма с повышением или переходом на новую работу. В общем, используйте любую мелочь, способную показать, что вы небезразлично относитесь к человеку.
  • Укажите причину, по которой вы пишете: и действительно, зачем вы пишете это письмо? Чтобы узнать, как дела у вашего адресата? Или попросить у него помощи? Не темните, честно все опишите.
  • Не забудьте про подпись: вежливо дайте получателю понять, что ждете от него ответа, а затем подпишитесь своим именем.

Распространенные фразы

  • “Long time no see.” — если вы уже давно не виделись с получателем, то в начале электронного письма можете использовать это предложение. Учтите, что по стилю оно относится к неформальным!
  • “I’d love to catch up.” — “catch up” значит поговорить обо всем, что случилось у вас в жизни с момента последней личной встречи. Если вы пишете письмо человеку, которого давно не видели, то эта фраза очень удачно «встанет» в письмо.
  • “Keep in touch.” — эта фраза дает понять, вы не прочь время от времени общаться с получателем письма. Она отлично подойдет в том случае, если вы пишете письмо человеку, с которым недавно встречались.
  • “I look forward to hearing from you.” — эта фраза станет призывом к действию, дающим понять, что вы хотели бы получить что-то в ответ. Используйте ее перед вашим именем в подписи. Еще можно воспользоваться чуть более бытовым и будничным вариантом: “Looking forward to hearing from you.”
  • “Best wishes,” — для электронного письма обычному знакомому слово “sincerely” может показаться слишком формальным. Вместо этого в конце письма можно воспользоваться фразой “Best wishes” или просто “Best”, после которой поставьте свое имя на следующей строчке.

Пример электронного письма знакомому

Примерно так может выглядеть электронное письмо знакомому:

Hi Simon,

This is [Your Name]—we met at the New Year’s party at Sally’s last year. Long time no see! Congratulations on your recent promotion, you deserved it for all the hard work you do.

I’m emailing to see if you’d like to meet up sometime to catch up. I’m in your city for a few weeks and I would love to chat with you.

I look forward to hearing from you.

Best wishes,

[Your Name]

Пишем электронное письмо по-английски другу

Сейчас мы чаще общаемся с друзьями текстовыми сообщениями, в мессенджерах или просто лично. Порой, впрочем, лучше всего подойдет именно электронное письмо.

Так, есть смысл отправлять электронное письмо другу, если вы хотите написать столько, сколько не поместится ни в одно текстовое сообщение, или если вы хотите приложить к письму несколько ссылок или вложений, или если вы и ваш друг находитесь далеко друг от друга.

Что можно включить в такое письмо

Электронные письма друзьям максимально неформальны и редко когда следуют определенной структуре. И все же есть несколько моментов, которые стоит использовать в электронном письме, чтобы убедиться в том, что друзья вас точно поймут:

  • Приветствие: не забудьте сперва поздороваться, прежде чем переходить к сути дела!
  • Ваша причина написать письмо: тут вы можете объяснить, почему решили написать электронное письмо, а не СМС. Впрочем, можно и сразу перейти к тому, чем вы хотели поделиться.
  • Подпись: раз уж вы пишете другу, то вовсе не обязательно добавлять в конце письма свое имя. Можно обойтись и чем-то вроде “talk to you later”!

Распространенные фразы

  • “How’s it going?” — это такой распространенный бытовой способ поздороваться и узнать, как дела у вашего друга.
  • “Just wanted to tell you…” — эта фраза станет отличным способом начать письмо. Обратите внимание, что в ней отсутствует слово “I”, которое должно стоять в самом начале предложения. Все потому, что вы пишете точно так же, как общались бы с друзьями.
  • “Talk to you later.” — вместо этой фразы вы также можно воспользоваться акронимом TTYL.

Распространенные интернет-акронимы. Итак, мы уже видели акронимы CC и BCC — аббревиатуры, составленные из первых букв каждого слова в фразе. Некоторые из них стали очень популярны в онлайн-общении! Возможно, что вы и сами уже используете некоторые из них. Например, “lol,” то есть “laughing out loud” — когда вы смеетесь над какой-нибудь шуткой. Или, может, вы используете “omg” (“oh my god”), когда чем-то удивлены. Пишите так, как вам удобнее! В данном случае вполне уместно считать электронное письмо всего лишь удлиненным текстовым сообщением.

Пример электронного письма другу

Примерно так может выглядеть электронное письмо другу:

Hey Sam,

How’s it going? I was going to text you, but then I realized I had too much to say!

Sorry I didn’t answer your text right away earlier, I was at a lunch meeting. It was soooo boring lol. After the meeting we had pizza and soda though, so everyone was happy.

You know that I’m visiting New York atm*, right? Well I’m meeting with an old friend tomorrow and I wanted to get your thoughts on it. He’s the guy I met last year at that awesome New Year’s party. The one with the really nice shoes, remember?

And guess what. I have no idea how I should dress. Help!

[Your Name]

*Примечание: atm значит “at the moment”, то есть “now.”

Итак, мы рассказали вам про структуру и лексику электронных писем, и теперь вы и сами готовы написать такое письмо хоть знакомому, хоть другу, хоть коллеге! А если вы хотели бы подтянуть другие аспекты владения английским языком, то советуем обратить внимание на FluentU — теперь у этого сервиса есть приложения как для iPhone и iPad, так и для Android-устройств.

Если вам понравилась эта статья, что-то подсказывает мне, что вам понравится и FluentU – лучший способ изучать английский язык с помощью видеороликов о настоящей жизни.

Погружение в английский язык онлайн!

Enter your e-mail address to get your free PDF!

We hate SPAM and promise to keep your email address safe

Close