eメール_英語

ビギナーガイド:同僚、知り合い、友人へのメールの書き方

テキストのやり取りは、いつもしていますよね?

電話をすることもあるでしょう。英語学習には素晴らしいことです!

でも、時にはEメールを椅子に座って書かないといけないこともあります。

Eメールは、手紙とも、テキストとも、電話とも違います。さらに、友達へのEメールと、同僚へのものとでは、違った言葉を使います。

相手の気持ちを害することなく、自分の言いたいことをはっきりと伝えるには、英語でのEメールの書き方を知らないといけません。この記事では、色々な相手へのEメールの書き方を紹介しています。

この記事を読めば、Eメールで使う基礎単語や、仕事の同僚、友達、そしてちょっとした知り合いへのEメールの書き方を学ぶことができるはずです。

英語のEメールを書く究極ガイド

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英語でEメールを書く時に知っておくべき基本用語

もし、Eメールアカウントを自分の母国語で設定しているなら、英語に変えて新しい単語を学びましょう。すでに、どこに何があるかは分かっているはずなので、その単語の意味も分かるでしょう。

例えば、Eメールのアカウントを英語に変えるだけで、次の4つの単語を学ぶことができます。

  • Subject: Eメールの件名、もしくは内容についての説明です。
  • Recipient: Eメールを受信する人のことです。
  • Attachment: Eメールに添付するファイルのことです。

簡単でしょう?あっという間に4つも新しい単語を学べましたね!

他にも、あまり知られていないメール用語として、CCBCCがあります。ネイティブでも意味を知らないかもしれません。CCにメールアドレスを加えると、その人にもメールが送信されます。BCCにアドレスを加えると、同じようにその人にもメールが送られますが、他の受信者にはその人がメールを受け取ったことが分かりません。

でも、CCとBCCはどういう意味なのでしょう?これはacronyms(頭文字語)、もしくはabbreviations(略語)といって、フレーズの頭文字を繋げたものです。CCとBCCは、“carbon copy” と “blind carbon copy”の略語です。

CC: Carbon copy

Eメールができる前は、carbon copyとは、カーボン紙を使ってコピーされた手書きの(もしくはタイプされた)文書のことを意味していました。仕事場や小切手でカーボン紙を見たことがあるかもしれません。カーボン紙とは、片面に薄っすらインクの層がある薄い灰色の紙です。

白いシートや紙の上にカーボン紙を重ねて、その上に作成する原本となる書類を置いて何かを書いていきます。そうすると、カーボン紙のインクが下の白い紙へ押し出されて、原文のコピーができるのです。実際にカーボン紙が使われているところを、この動画で見ることができます。

これで単語の意味が分かりましたね。Eメールで使うCCとは、原文となるEメールのコピーを誰かに送ることなのです。

BCC: Blind carbon copy

それではblind carbon copyとはどういう意味でしょう。昔人々がタイプライターを使っていた時代、秘書は文章のカーボンコピーを作っていました。その際、受取人の名前を加えるのは、コピーができてからだったそうです。そうすることで、文章を誰が受け取ったのか、誰にも分からないようにしていたのです。blindとは、目が見えないことを意味します。これでBCCの名前の意味も分かったでしょうか?

BCCを使うのは、大勢の人にメールを一斉送信する時です。お互いにメールアドレスが分かってしまうのを防ぐためにBCCを使うのです。BCCを使うもう一つの目的は、Eメールの内容は伝えたいけれど、メールのやり取りには参加してもらう必要がない時です。

これでEメールの基本的なことは分かりました。さて、どうやって実際に英語でEメールを書いたらいいのでしょうか?

英語でEメールを書く際の基本

まず、Eメールの基本定義は次のようなものです。

  • Eメールは通常、手紙よりは短く、テキストよりは長い。
  • Eメールは、誰かに電話しなければいけないような緊急の際には使わない。
  • 相手によって、違ったEメールを書く。話す相手によって話し方を変えるように、Eメールも人によって書き方を変えます。

ですからEメールを書く前には、なぜ電話や手紙ではなく、Eメールにするのか考えてみましょう。テキストや電話の方がいいこともあるかもしれません。

では、同僚や友人、知り合いにEメールを書く理由と、実際の書き方を学びましょう。

同僚や上司に英語のメールを書く

仕事場では、会議を計画する時などによくメールを使います。全ての情報を一つの場所にまとめることができ、分かりやすいからでしょう。また個人で話して決めるよりも、メールで一斉に情報を送る方が、返答を得やすく効率的です。

急ぎでない質問をする時も、メールは便利です。忙しそうな相手にはメールで簡単なメモを送っておけば、後から見てもらうことができます。メールを送るときは、常にはっきりと要点をまとめ、できるだけ手短に書くように気をつけましょう。

何を書くか

仕事のメールの書き方はビジネスレターに少し似ています。

メールには次のことを書きましょう。

  • 挨拶:まずは挨拶と、メールを送っている相手の名前を書きましょう。
  • 自己紹介:もし、あなたのことを知らない相手にメールをするなら、短い自己紹介を書きましょう。
  • メールの目的:端的に要点をまとめ、メールした理由を伝えましょう。
  • 詳細:メールを送る理由に関して、必要な詳細は伝えておきましょう。もし受取人が、メールを読んで何かしなければいけない時は、それについても書く必要があります。
  • サイン:メールの最後には自分の名前を記入します。

よく使うフレーズ

  • “I hope you’re doing well.”(お元気ですか。) — 挨拶を書いた後、このフレーズをメールの最初に書いてみるといいでしょう。
  • “I hope this email finds you well.”(お元気のことと思います。) — この文章も上と似たような意味ですが、よりフォーマルです。
  • “I just wanted to update you on…” (…について新しい情報があります。)、 “I just wanted to let you know that…”(…についてお知らせしたいのですが。) — メールの受信者がすでに知っている情報についての何か簡単なアップデートがある時は、このように書き始めるといいでしょう。
  • “Thank you for your time.”(お時間をありがとうございます。) — サインの前に、メールを読む時間を取ってくれたこと、助けてくれたことに対してお礼をしましょう。
  • “Sincerely,”(心から) —この単語は、サインの前によく書かれます。普通は上司への手紙のようなフォーマルな状況で使われる言葉です。心から、と書くことでメールの真剣さが伝わります。

業務メールのサンプル

仕事仲間へのメールはこう書きましょう。

Subject: Friday Lunch Meeting Time Changed to 11:30 a.m.

Hello Sally,

I hope you’re doing well today. This is [Your Name], from the marketing department. I wanted to update you on the lunch meeting we are having on Friday. The Friday lunch meeting has been moved from 11:00 a.m. to 11:30 a.m.

Please let me know if you will be able to attend the meeting at this new time.

Thank you for your time and I hope to see you there.

Sincerely,

[Your Name]

件名:金曜日のランチミーティングの時間が11時半に変わったことについて

サリー、こんにちは。

本日もお元気なことと思います。営業部の[自分の名前]です。金曜日のランチミーティングについて、アップデートがあります。ランチミーティングは11時から11時半に変更になりました。

この時間のミーティングに参加可能かどうかご連絡ください。

お時間をありがとうございます。ミーティングでお会いできれば幸いです。

心を込めて。

[自分の名前]

知り合いに英語のメールを書く

知り合いとは、友達ではないけれど、会ったことはあるような人のことです。

このような人に電話やテキストを送るのは、少し気まずいかもしれません。あまり長い時間は話したことのない人や、何かのイベントで少しだけ出会った人などと連絡を取り合うには、Eメールが最適でしょう。

何を書くか

知り合いへのメールは、仕事のメールよりカジュアルで、もう少し個人的なものです。自分のことや、メールをした理由について、もっと詳しく書くことができるでしょう。もしくは、書かなければいけない場合もあるかもしれません。

あまりよく知らない人にメールを送る場合は、次のことを忘れずに書くようにします。

  • 挨拶:いつもと同じように、まずは挨拶からはじめましょう!ファーストネームを使うか、ラストネームを使うかは、相手とどれくらい親しいかで判断してください。
  • どうやって知り合ったのかを伝える:相手とどこで出会ったのか、最後にいつ会ったのかを伝えましょう。そうすることで相手は、誰からのメールなのかをはっきりさせることができます。
  • 相手に対するポジティブな感想:前回会った時の会話がどんなに楽しかったか、もしくは新しい職場で昇進したことのお祝いなどを書いてみましょう。その人との何か細かい思い出を書くことで、あなたが相手を気にかけていることが伝わります。
  • メールを書いた理由:なぜそのメールを書いているのでしょうか?相手の近況を知りたいからですか?それとも、何か助けて欲しいことがありますか?理由を明確にしておきましょう。
  • サイン:返信を期待していることを丁寧に相手に伝え、それから自分の名前を書きましょう。

よく使うフレーズ

  • “Long time no see.”(お久しぶりです) — 受信者としばらく会っていないなら、このとてもカジュアルなフレーズでメールを始めましょう。
  • “I’d love to catch up.”(どうしていましたか。) — “catch up”とは、相手と最後に会ってから今までに起こったことについて話す、ということを意味します。しばらく会っていない人にメールを送るなら、このフレーズを使いましょう。
  • “Keep in touch.”(連絡を取り合おうね。) — これはメールを送る相手と定期的に連絡を取りたいと思っている時に使うフレーズです。最近会った人に使うといいでしょう。
  • “I look forward to hearing from you.”(お返事を待ってます。) — 名前をサインする前に、このフレーズを使って返事を待っていることを伝えましょう。もう少しカジュアルに“Looking forward to hearing from you.”(返事を待ってるよ。)と書いてもいいでしょう。
  • “Best wishes,”(成功を祈ります) — 知り合いへのメールで”sincerely”を使うと少しフォーマルすぎるかもしれません。代わりにこのフレーズや、”Best”というフレーズを、名前の上に書いておきましょう。

知り合いへのシンプルなメール

知り合いへ送るメールの例です。

Hi Simon,

This is [Your Name]—we met at the New Year’s party at Sally’s last year. Long time no see! Congratulations on your recent promotion, you deserved it for all the hard work you do.

I’m emailing to see if you’d like to meet up sometime to catch up. I’m in your city for a few weeks and I would love to chat with you.

I look forward to hearing from you.

Best wishes,

[Your Name]

こんにちはサイモン、

去年、サリーの家の新年会で会った、[自分の名前]です。久しぶりですね!昇進おめでとうございます。頑張りが実ったのでしょうね。

また一度会って、近況を報告できたらなあと思ってメールしました。数週間そちらの街に滞在するので、会えたら嬉しいです。

お返事待ってます。

幸運を。

[自分の名前]

友達に英語でメールを書く

最近では、友達と話す手段として、テキストやチャットアプリを使うことも増えてきました。もしくは、メールを送るよりも、ただ会って話すことの方が多いかもしれません。でも時には、メールがベストな選択肢になる場合もあります。

テキストには入りきらないような長い文章を送りたい時や、複数のリンクや添付物を送りたい時、または離れた友達と連絡を取る時などはメールを使うと便利です。

何を書くか

友人へのメールはとてもカジュアルで、何か決まった構成があるわけでもありません。でも、友達がメールを理解できるように、入れておくべき文章がいくつかあります。

  • 挨拶:本文に入る前には挨拶をしましょう!
  • メールをした理由:テキストではなく、なぜメールにしたのか説明しましょう。もしくは、すぐに伝えたい内容を書いてもいいでしょう。
  • サイン:友達にメールする場合は、名前を書かなくてもいいこともあります。名前の代わりに“talk to you later”(あとで話そうね)とだけ書くこともあるでしょう。

よく使うフレーズ

  • “How’s it going?”(調子はどう?) — カジュアルに挨拶し、近況を聞く方法です。
  • “Just wanted to tell you…”(ただ…を伝えたかっただけなんだけど。) — メールを書き始めるいい方法です。この文章には”I”がないことに注意しましょう。これは友達に話しているような書き方なので、普通であれば”I”から文章が始まります。
  • “Talk to you later.”(後で話そうね。) — 頭文字をとって“TTYL”と書いても同じ意味になります。

ネットを通した時に、よく使われる頭文字語があります。CCやBCCの説明でも見たように、頭文字語とはフレーズのそれぞれの頭文字をとって省略したものです。オンライン上のやり取りで頻繁に使われる頭文字語は色々あります。すでに知っている方もいるかもしれませんが、例えば”lol”は、“laughing out loud”の頭文字語で、何か面白いジョークでも言うときに使います。“oh my god”は“omg”になり、びっくりした時に使います。無理に使わなくても、自分にとって自然な言葉を使いましょうね!友達へのメールは、単に少し長いテキストだと思っていれば大丈夫です。

友達へのメールの例

友達へのメールはこのように書きます。

Hey Sam,

How’s it going? I was going to text you, but then I realized I had too much to say!

Sorry I didn’t answer your text right away earlier, I was at a lunch meeting. It was soooo boring lol. After the meeting we had pizza and soda though, so everyone was happy.

You know that I’m visiting New York atm*, right? Well I’m meeting with an old friend tomorrow and I wanted to get your thoughts on it. He’s the guy I met last year at that awesome New Year’s party. The one with the really nice shoes, remember?

And guess what. I have no idea how I should dress. Help!

[Your Name]

やあサム、

元気?テキストしようと思ったけど、なんかたくさん言うことがあって!

テキストにすぐ返事しないでごめん。ランチミーティングだったんだ。ほんと退屈だったよ(笑)。でも会議の後にピザとソーダをとったから、まあみんな満足してたよ。

今、ニューヨークにいるって知ってるよね?ところで、明日昔の友達と会うんだけど、なんかアドバイスないかなあ。去年のニューイヤーパーティーで会った彼なんだけど。あのかっこいい靴履いていた人だよ、覚えてる?

それでさ、何を着て行ったいいか分からないんだよ。助けて!

[自分の名前]

 

*注意:atmは“at the moment”の頭文字語で、「今」という意味です。

 

さて、ここで紹介したフレーズとメールの例文を使えば、メールを書くのも簡単なことです。友達でも、知り合いでも、同僚でも、メールを送る準備は万端ですね!

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