英文书信：5 种实用英文书信指南

亲爱的读者，

你知道怎么写英文书信吗？

此次来信的目的正是介绍掌握写信这项技能的重要意义。

在学校交的论文跟发给朋友的短信有什么区别？有时候，仅仅会用文字表达是不够的。即使是生活在当今的网络时代，我们仍然要掌握写信这门技能。

现在的信件书写方式跟二十年前其实区别不大，只是被赋予了更特殊的意义。这是为什么呢？想一想，如果你关掉电脑，花时间用信纸写一封信寄出去，收信人肯定会有一种很特别的感觉，对吧？

英文书信的用处不胜枚举，比如能在求职中助你一臂之力，以及增进与他人的关系等等。接下来就让我们来学写英文书信吧！

此致，
FluentU

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多数英文书信的格式大致相同

从最基本的方面来说，所有书信都是相同的。不相信？看看下面的内容，几乎所有书信都包含这些要素：

• 日期。在网上写信的时候不用担心这一点，电子邮箱可以帮你搞定。但如果你准备用手写，或者是想在电脑上写好之后打印出来，一定记得要在最上方写明日期。

• 问候语。可以写 Hello，也可以称呼 Dear 某某某，总之要对收信人致以问候。

• 来信的目的。简单明了地解释你为什么要写这封信。

• 所有相关情况。把想要告知收信人的所有内容都写出来。

• 署名。用“Sincerely”或者“Yours truly”作为结束语，再签上你的名字。

以上就是一封正式信件的所有要素，这种格式几乎适用于任何主题。问候语，正文，署名。简单极了！

不过，这些内容只是一封英文书信的基本框架。接下来我们将分别介绍需要注意的具体细节。

如果感兴趣的话，可以在 FluentU 上观看一些实用的视频，比如“Replying to a Spam Email”（回复垃圾邮件）和“Writing a Business Email”（写商务性电子邮件），了解更多在书信和电子邮件中需要用到的基本措辞。FluentU 上的内容涵盖了许多这样贴近现实生活需要的主题，因为 FluentU 的精髓正是在于将访谈、新闻资讯和演讲等原汁原味的视频打造成个性化的外语课程。无论你是苹果还是安卓用户，都可以随时随地使用 FluentU 手机 App 提升自己的英语水平。

开始写信之前，我们需要先填好信封。

英文书信：美国信封填写格式

怎么才能保证一封英文书信能顺利送达？毫无疑问，就是在信封上准确无误地填写地址！对此，每个国家几乎都有各自的固定格式。

美国的信封填写格式如下：

Jane Smith
1234 Washington St. Apt. 14A
Chicago, IL 60290

美国信封填写注意事项：

• 最上面一行写收信人的姓名（先名后姓）。

• 第二行是地址编号或者单元，后面是街道名称。

• 最后是门牌号或者信箱。可以在街道地址下面另起一行写门牌号，也可以在同一行用 Apartment 的缩写 Apt. 注明门牌号。

• 第三行先写城市，然后是州的缩写字母，中间用逗号隔开，最后是邮编（州和邮编之间不加逗号）。

• 邮编一般是五位数，有时还可能多出四位，这时前五位跟后四位中间要用连字符隔开。

在美国，回信地址（寄信人地址）要写在信封正面的左上角，收信人地址写在信封的中央。

英文书信：英国信封填写格式

英国的信封填写格式跟美国有些差别。这是英国皇家邮政网站上的信封填写格式范例：

Miss S Pollard
1 Chapel Hill
Heswall
BOURNEMOUTH
BH1 1AA

英国的信封填写遵循以下规则：

• 第一行写收信人姓名，或者收信人名的首字母和姓氏。

• 第二行写明住址编号或单元，后面是街道名称。

• 第三行写收信人所在的区或者村庄的名称。

• 第四行写收信人所在的城市，全部用大写字母。

• 第五行是英国的邮编，也要全部大写。

在英国，收信人地址要写在信封的左下角，回信地址写在信封背面的 Return address 下面。

在美国或者英国寄信时，一定要遵循上面这些规则！

英文书信：写抬头

很多信件都要在最前面写抬头，关于寄信人（你）和收信人的所有相关信息都要包含在内。

一些比较正式的信件，比如求职信、投诉信和后续跟进信件，都需要有抬头：

你的姓名
街道地址
城市，州 邮编
电话
日期

收信人姓名
收信人职位头衔
组织名称
街道地址
城市，州 邮编

对于那些比较随意或者不太正式的信件，比如感谢信，只写上日期和你的名字就够了，有时候也可以只写日期。

英文书信：5 种必须会写的信件

信封填对了！抬头也好了！现在就要正式开始写信啦！

1. 英文书信：求职信

应聘工作的时候要写求职信，通常还会随信附上个人简历。

我们要通过求职信来向用人公司说明为什么自己是这份工作的最佳人选。很多招聘信息都会注明要求的学历、从业资格和工作经验，不妨以此作为你的内容提纲。

求职信应当展现出一种积极的态度，而且要量身订制——应聘不同的工作时求职信不要千篇一律。

求职信格式

[正式抬头]

问候语

– 如果你知道收信人的姓名，就写“Dear Mr./Mrs. [收信人姓名]”。

– 如果不知道的话，可以用“To Whom It May Concern”。

第一段

– 写清楚你的姓名和想要应聘的职位。

– 如果有必要的话，也可以说一下你是如何得知这个职位空缺的。

第二段

– 介绍你的工作经历、相关技能和性格特点，说明你为什么非常适合这份工作。

– 说得具体一些，不过不要重复简历上的内容。

第三段

– 感谢收信人花时间看这封求职信。

– 留下你的联系电话或者电子邮箱。

最后是 Sincerely,

[签名] — 如果你的信是打印件，一定要签上你的手写签名。

[姓名] — 印刷体姓名。

常用语句

• I learned about this opportunity from…
• 我是通过…得知的这个机会

• As you can see from my resume…
• 正如我在简历中所写…

• My [specific skill] makes me an excellent candidate for this position.
• 我的[特定技能]可以很好地帮助我胜任这份工作。

• It would be my pleasure to arrange a meeting with you at your earliest convenience.
• 如果您能在百忙之中为我安排一次面试，我将不胜荣幸。

• Thank you for your consideration.
• 感谢您的关照。

范例

职业生涯及简历相关网站 Monster 上有一些适用于不同行业的求职信范本。你也可以套用 Live Career 上的求职信模板，不过我们还是建议只将它作为一个参考，而不要完全照搬。

2. 英文书信：辞职信

辞职信的目的在于正式地结束一份工作。很多工作岗位都要求员工至少在计划离职日期前两周提交辞职信。

辞职信通常很短，具体要写多少内容取决于你所在公司的政策，但其中必须写明你准备离职的日期。

措辞一定要积极！无论你出于什么原因决定离职，都不要有任何抱怨，尤其是针对某个人的。英语里说，不要“burn bridges”，意思就是别“过河拆桥”。离职时最好继续跟公司同事保持良好的关系，将来你可能有求于他们也说不定。

辞职信格式

[正式抬头]

Dear Mr. / Mrs. [收信人姓名]

第一段

– 写明你要离开的岗位，如果需要的话，还要写清楚你所在的部门。

– 写明你准备离职的日期。

第二段（选写）

– 写明你离职的原因。

– 对公司给予正面的评价。

– 表示愿意帮助培训新人或进行交接准备，以便能顺利地完成过渡。

– 对你在公司的工作经历表示感激。

最后是 Sincerely/Respectfully yours,

[签名]

[姓名]

常用语句

• I am writing to inform you of my resignation from [job title], effective [date of termination].
• 本人准备于[离职日期]从[职位头衔]岗位离职。

• My experience with [company name] has been valuable.
• 在[公司名称]的岁月是我非常宝贵的一段人生经历。

• I will be happy to assist in training my replacement in my remaining time with the company
• 我愿意在离职前的时间里帮助培训新人，以便顺利完成工作交接。

• Thank you for the opportunities and experiences you’ve offered me.
• 感谢公司给我的机会，让我拥有了这样一段美妙的经历。

范例

Monster 和 Muse 的这两个模板都很不错。辞职信一般大同小异，所以都用一模一样的模板也没什么问题。

3. 英文书信：后续跟进信

后续跟进信写给的是之前已经与你有过接触的人，写这类信件通常是出于两个原因：

• 询问情况。如果你在等待回复（比如要了解某些信息或者应聘成功与否），在上次接触至少一周之后再进行跟进。

• 在会面之后表示感谢。在商务性质的会面之后，写一封礼貌性的电子邮件来感谢他/她在百忙之中抽出的时间，并提醒他/她你们在会面时达成的约定或者协议。

后续跟进信要礼貌，并且主旨明确。这类信件通常都简短，一般只写一段。

后续跟进信格式

[正式抬头]

Dear Mr. / Mrs. [收信人的全名/姓氏]

第一段（对之前的会面表示感谢）

– 使他/她回想起上一次会面或谈话。

– 对他/她能跟你会面表示感谢。

– 提起你们上次谈到的重点或达成的协定。

– 祝他/她生活愉快，或者表达期待下次会面。

第一段（询问情况）

– 使他/她回想起上一次会面或谈话。

– 写明你在等待什么信息。

– 祝他/她生活愉快，或者表达期待下次会面。

– 感谢他/她花时间在百忙中抽出时间处理此事。

最后是 Sincerely, / Yours truly, / Awaiting your reply,

[签名]

[姓名]

常用语句

• Thank you for taking the time to meet with me on [date].
• 感谢您在百忙之中于[日期]与我会面。

• It was a pleasure speaking with you about…
• 很荣幸能与您就 … 进行对话。

• I’m writing to confirm…
• 此次来信是想确认…

• I’d appreciate a response regarding…
• 如能就 … 一事予以答复，我将不胜感激。

• I look forward to hearing from you / meeting with you again.
• 期待着您的回信/与您再次见面。

范例

对于求职时的后续跟进信，Muse 上有一个很好的模板；About 网站页面的底部有适用于不同情况的后续跟进信范例——甚至包括在遭到拒绝后如何继续跟进！

4. 英文书信：感谢信

感谢信用于正式向他人表示感谢。写感谢信可能出于很多原因，比如感谢他/她：

• 送你礼物

• 参加你举行的活动

• 请你参加活动

• 为你提供帮助

感谢信比口头感谢显得更真诚，如果是手写的就更是如此。因为这意味着你肯特地花时间向他/她表示感谢。

感谢信格式

[日期]

Dear [收信人的名字]，

第一段

– 说明写感谢信的原因。

– 表示感谢！

– 具体地表达你的感激之情。

最后是 Yours truly, / Sincerely,

[签名]

常用语句

• Thanks so much for…
• 非常感谢您…

• I was thrilled to receive your gift!
• 很高兴能收到您的礼物！

• I am touched by your generous gift.
• 您慷慨的馈赠让我感动不已。

• I really appreciate your [gift / assistance].
• 非常感谢您的 [礼物/帮助]。

• You have my heartfelt thanks.
• 向您由衷地表示感谢。

• It was very kind of you to…
• 多谢您能…，您真是太好了

范例

Write Express 有一些非正式性的感谢信范例；这里也有大量的感谢信模板，涵盖的类型几乎应有尽有。

5. 英文书信：投诉信

投诉信的目的自然是为了投诉：要向收信人转达一些负面的情况。这类信件不太好写，因为很难在表述负面信息的同时避免冒犯或无礼。

需要牢记的是：投诉信并不意味着要有攻击性！尽量客观地说明情况，而不加入个人言论，可以有效避免不必要地冒犯他人。

如果有跟此事有关的文件或票据（比如收据或者记录），记得在投诉信中附上一份相关文件的副本。

投诉信格式

[正式抬头]

问候语

– 如果你知道收信人的姓名，就写“Dear Mr./Mrs. [收信人全名/姓氏]”。

– 如果不知道的话，可以用“To Whom It May Concern”。

第一段

– 写明有问题的产品或服务。

– 介绍你遇到的问题，包括日期、人名或产品编号等一些具体信息。

– 如果你已经为解决该问题采取过一些措施，也要在此进行说明。

第二段

– 说明你希望如何解决该问题。

– 如果是你付款购买的产品不能正常使用，可以要求退款。

– 留下你的联系电话或者电子邮箱。

– 感谢收信人花时间看信和回复。

最后是 Sincerely/Respectfully yours,

[签名]

[姓名]

[账号名称或参考编号（如果需要的话）]

常用语句

• I am writing to report an issue I experienced with…
• 此次来信是关于本人在…上遇到的问题

• I’d like to bring an error to your attention.
• 我遇到了一个问题希望能引起您的注意。

• I am dissatisfied with…
• 我对…不太满意

• I would like to be compensated for my troubles in the form of [reasonable compensation request].
• 希望能以[合理的赔偿要求]的形式对我遇到的麻烦予以补偿。

• I look forward to resolving this issue together
• 希望能和您共同解决这项问题。.

• I can be reached at [your phone number] to discuss the matter further.
• 请来电与我进一步讨论该问题：[你的电话]。

范例

佐治亚州法律部网站上有一份非常规范的投诉信模板；联邦贸易委员会上也有一份他们的投诉信模板。

尊敬的读者朋友，英文书信绝对是你必须拥有的一项重要工具！今后再需要写求职信、辞职信、或者投诉建议信时，相信你一定能做得非常出色！