初階英文：如何用英文寫Email給朋友、同事和剛認識的人？

你總是傳簡訊給其他人。

有時候你甚至會打給他們（太棒了）！

但你總會有需要坐下來寫一封email的時候。

Email和信件、簡訊和電話不一樣。更重要的是，寫email給你的朋友和寫email給你工作上的同事會使用不一樣的語言。

為了讓你的訊息清楚的表達而不冒犯任何人，你要知道如何使用英文寫email。而這也正是我們創造本篇文章的原因。

在文章的最後，你會認識寄email的必備英文單字，如何寫一封email給商務同事，如何寫一封email給一位朋友以及如何寫一封email給一位相識的人（你見過一次或兩次的人）。

用英文寫Email的終極攻略

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用英文寄Email的必備詞彙

如果你的email帳號目前設定為你的母語，請將它改為英文來學習新單字。你已經知道一切的東西在哪裡，你會知道這些字是什麼意思。

例如，你可以透過將你的email帳號語言切換為英文來學習以下這四個單字：

• Subject 主旨： 這是email的主題，或關於email的內容。

• Recipient 收件人： 這是會收到email的人。

• Compose 撰寫：這是指創造或撰寫email。 “compose”這個字通常用在音樂上。一位作曲人是寫或編輯音樂的人。

• Attachment 附件：這是任何為email附帶（加上）的檔案。

看看這有多容易？你現在只花了一分鐘就認識了四個新單字！

email裡的另一部分是有一些人（甚至是母語人士）不知道含義的：CC 和 BCC 欄。當你在CC欄位加上一個email地址，這個地址也會收到email。而當你在BCC欄位加上一個email地址，這個人也會收到email，但沒有人會知道這個人收到了副本。

但CC 和 BCC代表什麼意思呢？這些字是縮寫詞，由詞彙中單字的第一個字母組成的縮寫。而這兩個字則是“carbon copy”和“blind carbon copy”的縮寫。

CC: Carbon copy

在有email以前，carbon copy只是指使用複寫紙的書面（或打印）文件的副本。你可能在工作上看過複寫紙甚至是你的支票簿。是一個淡灰色的紙張，一面有鬆散的墨水，你可以放在一張白紙上面。

再來，將你的原始文件放在複寫紙的上面。現在，當你在文件上書寫時，會將墨水從複寫紙上推到空白紙張，因而製作成一個副本。你可以在這影片中看到複寫紙。

所以這個名稱是有道理的，因為在寄email時使用CC 就像是寄給收件人一封原始email的副本一樣。

BCC: Blind carbon copy

而 blind carbon copy呢?在人們還在使用打字機的時候，秘書會製作文件的副本，但只會在副本完成後加上收件人的名字。這樣的方式不會有人知道還有誰得到文件的副本。如果有人失明，就代表他們看不到，所以這個名稱也是有它的道理的。

如果你寄送一封email給很多人，而他們可能不想將他們的email向其他人分享的時候，你應該要使用BCC欄位。另一個使用BCC欄位的原因是，當你希望某人看到你寄送email或email 內的訊息，但你又不想要這個人參與對話。

現在我們知道email 的主要部分了，但你知道如何真正使用英文撰寫一封email 嗎？

用英文撰寫Email的基礎要點

以下有幾點關於撰寫email的基本要點：

• Email通常比信件簡短但比簡訊長

• Email並不像在面對某人或講電話那樣緊急（重要、需要立即注意）。

• 一封email會根據你寫給誰而看起來有所不同。就像你在說話的時候，email會因為不同收件人而使用不同語言。

所以在你撰寫 email前，請先問你自己為什麼要使用 email，而不是打電話或郵寄信件。你可能認為簡訊或電話更有意義。

請繼續閱讀下去了解如何以及為什麼要向與你工作的人、你相識的人以及親近的朋友撰寫email。

用英文撰寫Email給你工作上的同事/上司

工作上的Email通常用來安排會議，因為可以輕易地看到在一個地方寫下的所有資訊。也很容易可以透過email得到每個人的注意和回應。

當你想要提出一個不需要立刻回答的問題，或向忙碌的人發送快速通知的時候，工作email也很有用。請記得保持清晰和簡短扼要。

可能包括的部分

一個工作email會看起來很像商務信件，只是有一點變化。

你的email應該包含以下幾點：

• 問候： 打招呼，然後向你寫信的人表明你的名字。

• 自我介紹： 如果你寄email的人不認識你是誰，可以包含一個簡短的自我介紹。

• email的目的： 快速切入重點然後解釋為什麼你會寫這封email。

• 細節： 只要包含收件人需要了解有關你寄送這封email的細節。如果收件人在閱讀這封email後需要採取任何行動，請包含在這裡。

• 簽名： 在email的最後簽上你的名字。

常見詞彙

• “I hope you’re doing well.” — 你可以在email的開頭，問候語之後加入這段話。

• “I hope this email finds you well.” — 這句話和上一句很類似，但比較正式。

• “I just wanted to update you on…” 或 “I just wanted to let you know that…” — 如果你寄一封關於收件人已經知道的事情的快速說明的email，這兩個都是很好的開頭。

• “Thank you for your time.” — 在email的結尾，你的簽名之前，感謝人們的時間和幫助會是一個好主意。

• “Sincerely,” — 這個詞經常在你的簽名之前使用，通常只會用在正式的信件（像是給你的上司）。真誠是指你真的是指你所說的意思。

工作email範例

這裡有一封寫給你的同事的email 範本:

Subject: Friday Lunch Meeting Time Changed to 11:30 a.m.

Hello Sally,

I hope you’re doing well today. This is [Your Name], from the marketing department. I wanted to update you on the lunch meeting we are having on Friday. The Friday lunch meeting has been moved from 11:00 a.m. to 11:30 a.m.

Please let me know if you will be able to attend the meeting at this new time.

Thank you for your time and I hope to see you there.

Sincerely,

[Your Name]

主題：星期五午餐會議時間更改至上午11:30

嗨莎利

我希望你今天過得好。這是來自行銷部門的[你的名字]。我想要告知你星期五的午餐會議的異動。星期五午餐會議從上午11:00改到上午11:30。

請讓我知道你是否可以在新的時間參與這個會議。

感謝你的時間，希望我會在那裡見到你。

真誠地

[你的名字]

用英文撰寫Email給相識的人

一位相識的人是你認識但不是很熟的人。是一個還不太算是朋友的人，但也不算是陌生人。

Email是一個很好的方式和一位相識的人聯絡，因為它不像打電話或傳簡訊一樣私人。寄一封email也是一個和你很久沒有交談的人聯繫，或和一位你在活動上認識的人保持聯繫。

可能包括的部分

一封給相識的人email不如撰寫給工作上的人那麼正式，但卻又比較私人一點。在某些情況下，你可以包括更多關於你是誰和為什麼你寄email的細節。

當你正在撰寫email給你不是這麼熟的人時，請記得包含以下幾點：

• 問候： 一如往常，請先打招呼！你應該根據你對收件人的了解，來決定你是否應該稱呼收件人的姓氏或名字。

• 提醒他們在哪裡認識你： 提及你在哪裡遇到收件人或上次見到他們的地方，這樣他們就會知道你是誰了。

• 關於收件人的正面細節：你可以提及上次你們見面時的談話有多棒，或恭喜他們最近的升遷或新工作。包括任何小細節可以表示你關心他們。

• 寄email的理由： 為什麼你會撰寫這封email？可能只是看看收件人過得如何，或有事相求。請清楚地表達你的理由。

• 你的簽名： 禮貌性的讓收件人知道你正在等待他們的回應，然後留下你的姓名。

常用詞彙

• “Long time no see.” — 如果你很久沒有見到收件人，你可以在email的開頭使用這個非常正式的句子。

• “I’d love to catch up.” — “catch up” 是指談一些在你上一次和某一個人交談後在你生活中發生的事。如果你正在寫給一位你很久沒見的人，這會是一個很好的句子。

• “Keep in touch.” — 這句話是指你希望一段時間可以和收件人聯繫。使用在與你最近遇見的某人是一個很好的句子。

• “I look forward to hearing from you.” — 在你簽名之前，你可以使用這句話表達你希望得到一個回應。你也可以使用更輕鬆的說法“Looking forward to hearing from you.”。

• “Best wishes,” — 在和相識的人的email中使用 “sincerely” 可能會過於正式。相反的，你可以使用這句話做為結束，或者只是使用 “Best”，然後在底下附上你的名字。

寫給相識的人的Email範例

這裡有一封寫給你相識的人的email 範本:

Hi Simon,

This is [Your Name]—we met at the New Year’s party at Sally’s last year. Long time no see! Congratulations on your recent promotion, you deserved it for all the hard work you do.

I’m emailing to see if you’d like to meet up sometime to catch up. I’m in your city for a few weeks and I would love to chat with you.

I look forward to hearing from you.

Best wishes,

[Your Name]

嗨 賽門

這是 [你的名字]—我們在去年莎莉的新年派對上相遇。好久不見！恭喜你最近的升遷，你值得為你所做的一切努力得到獎勵。

我寄email給你想看看你是否想要在某個時後見面。我會到你的城市待幾個星期，如果可以和你聊天會很好。

我很期待聽到你的回應。

最好的祝福,

[你的名字]

用英文撰寫Email給你的朋友

這些日子以來我們通常使用簡訊、通訊軟體或面對面和我們的朋友交談。但有些時候，一封email會是最好的選擇。

如果內容太長而無法放進一封簡訊、如果你想要包含超過一個連結或附件、或如果你和你的朋友相距甚遠，那麼你可能會想要寄一封email給你的朋友。

可能包括的部分

寫給朋友的Email都很輕鬆，不用遵循任何特定的架構。但是還是有些你可以包含在你email 內，以確保你的朋友們了解你的一些要點：

• 問候： 在你開始撰寫內文之前請先打招呼！

• 寄email的理由： 你可以解釋為什麼你決定寄email 而不是簡訊，或直接寫下來你想要向你的朋友分享的事。

• 簽名：當你向你的朋友寄email 的時候，你不一定要留下你的名字。相反的，你可以寫 “talk to you later” 然後就結束在這裡。

常用詞彙

• “How’s it going?” — 這是一個隨意的方式來打招呼以及問候你的朋友過得如何。

• “Just wanted to tell you…” — 這是開始你的email的好方式。請注意到這句話缺少“I”，也是應該出現在句子開頭的主詞。這是因為你可以和你的朋友以這樣的方式交談。

• “Talk to you later.” — 你也可以使用這句話的縮寫”TTYL“。

常見網路縮寫詞： 就像我們看到CC 和 BCC一樣，縮寫詞是由每個單字的第一個字母所組成的詞。有一些縮寫詞在網路上很常被使用，你可能已經使用了其中的一些。如果你在說一個笑話，你可以寫下“lol”，代表“laughing out loud” 。或者如果你很驚訝某件事，你也可以使用“omg”，代表“oh my god”。以最自然的方式寫下任何你想寫的！你可以將email 想像成一段比較長的簡訊。

寫給朋友的Email範例

這裡有一封寫給朋友的email 範本:

Hey Sam,

How’s it going? I was going to text you, but then I realized I had too much to say!

Sorry I didn’t answer your text right away earlier, I was at a lunch meeting. It was soooo boring lol. After the meeting we had pizza and soda though, so everyone was happy.

You know that I’m visiting New York atm*, right? Well I’m meeting with an old friend tomorrow and I wanted to get your thoughts on it. He’s the guy I met last year at that awesome New Year’s party. The one with the really nice shoes, remember?

And guess what. I have no idea how I should dress. Help!

[Your Name]

嗨 山姆,

你過得如何？我原本要傳簡訊給你但我發現我有太多要跟你說了！

很抱歉我之前沒有立刻回覆你的簡訊，我在一個午餐會議。真的非常非常的無聊lol。但在會議之後我們吃了披薩和汽水，所以每個人都很開心。

你知道我現在正在參訪紐約對吧？明天我會和一位老朋友見面，我想知道你的想法如何。他是一個去年我在紐約的派對上認識的人。那個穿著非常好的鞋子的人，你記得嗎？

而且你知道嗎。我不知道我該穿什麼，拜託幫我！

[你的名字]

*小提示： atm是 “at the moment”的縮寫詞，是指 “現在”。

透過這些所有詞彙和email的部分，現在你已經準備好撰寫你自己的email—不論是寫給一位朋友、相識的人或者是同事！